CIO 009 – Digitalisierung und GoBD, es war einmal die Papierrechnung… – Interview mit Markus Olbring

Markus Olbring

Markus Olbring

Hallo und herzlich willkommen zur Folge 9. Heute geht’s um die Digitalisierung von Geschäftsabläufen und damit verbundenen rechtlichen Anforderungen und Rahmenbedingungen, die man als IT-Verantwortlicher zu beachten hat. Dazu spreche ich mit Markus Olbring.

Markus Olbring ist Inhaber der comdatis it-consulting. Er ist als IT-Berater und IT-Sachverständiger mit dem Schwerpunkt IT-Compliance, also dem IT-Einsatz und damit zusammenhängenden rechtlichen Anforderungen tätig. Ein großer Schwerpunkt seiner Arbeit ist die digitale Archivierung von Daten und Dokumenten. Zum Beispiel Bewertungen der Verfahrensdokumenttationen gemäß GoBD Konformität, aber auch darüber hinaus als Auditor für Verfahren wie VOIcert für TR-RESISCANready und PKDMLready.

Weitere Beratungsfelder sind die IT-Prüfung, Datenschutz und Informationssicherheit. Vor seiner Selbstständigkeit war Markus Geschäftsführer bei einem Anbieter von Enterprise Content Management Systemen und davor IT-Auditor bei einer Big Four Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Markus ist Diplom-Wirtschaftsinformatiker und hat an der Fachhochschule in Gelsenkirchen studiert.

Heute sprechen wir über die diversen Themen, die Sie als IT-Manager oder Führungskraft in der IT beachten sollten, wenn Sie ein Content Management System einführen oder über die Digitalisierung Ihrer Geschäftsabläufe nachdenken, vor allem im Hinblick auf steuerrelevante Daten, die Sie dabei erfassen.

Folgende Aspekte werden in der Podcast-Folge besprochen:

  • Status Quo bzgl. Digitalisierung von Buchhaltungsbelegen und Rechnungen in Unternehmen [00:00:30]
  • Herausforderungen bei der Digitalisierung von Geschäftsabläufen [00:05:30]
  • Punkte auf die Sie als IT-Manager achten sollten, wenn Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einführen oder migrieren [00:07:30]
  • Revisionssicherheit und weitere Anforderungen an Systeme wie Verfahrensdokumentationen [00:10:00]
  • Aufbau von Verfahrensdokumentationen nach GoBD [00:11:30]
  • Fakten, die sie als CIO oder IT-Führungskraft zu GoB, GoBS, GoBD, GDPdU und internes Kontrollsystem (IKS) wissen sollten [00:17:00]
  • Einen Tipp an CIOs bzw. IT-Führungskräfte [00:20:00]

Viel Spaß! Wir freuen uns auf Ihr Feedback!

Transkript des Interviews

Petra Koch: Im Zuge der Digitalisierung soll alles digital erfasst und versendet werden. So auch Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Das wäre ja schön, wenn es hier zukünftig gar keine Papierstapel mehr gäbe, die anschließend aufwendig mit entsprechendem Lagerraum über Aufbewahrungsfristen et cetera archiviert werden müssten. Wie ist diesbezüglich der Status Quo in den Unternehmen? Was triffst du dort so an? #00:02:30-3#

Markus Olbring: Ja, wenn wir über die digitale Archivierung sprechen, dann reden wir im Wesentlichen über die typischen buchhalterischen Anforderungen, also Handels- und Steuerrecht. Und da ist es seit langem zulässig, also schon über 20 Jahre müssen es sein, Dokumente zu digitalisieren und die Originale im Anschluss auch tatsächlich zu vernichten.

Gerade in buchhalterischen Abteilungen besteht hier aber noch sehr häufig eine gewisse Unsicherheit. Meines Erachtens völlig zu Unrecht, betrachtet man doch, dass digitale Prozesse eine eigentlich erhebliche Beschleunigung und auch Vereinfachung der Prozesse mit sich bringen und insbesondere auch zu deutlich mehr Transparenz im Unternehmen führen, beispielsweise ein elektronischer Workflow zur Eingangsrechnungsverarbeitung mit verschiedenen Freigabeschritten und möglicherweise auch einer abschließenden Buchung im ERP-System. Es wird systemseitig zu der betreffenden Rechnung protokolliert, wer hat wann welche Freigabe erteilt und letztlich natürlich auch, wer hat die Buchung wann journalisiert.

Es gibt sicher so ein paar Ausnahmen, die auch im Handelsrecht und Steuerrecht genannt sind, das heißt, so alles digitalisieren und vernichten darf man nun auch nicht. Diese Ausnahmen halten sich aber ganz klar in Grenzen und wichtige Aussage ist, wenn steuerrechtliche und handelsrechtliche Belege digitalisiert werden, dann betrifft das ganz sicher den Großteil der Dokumente wie zum Beispiel Eingangsrechnungen, wie zum Beispiel Lieferscheine und derlei Dokumente. Also die große Masse an Dokumenten darf aus Handels- und aus steuerrechtlicher Sicht ausschließlich digital vorgehalten werden. #00:04:07-2#

Petra Koch: Okay. Das heißt, also, wenn jetzt die IT-Führungskraft oder der jeweilige Ansprechpartner aus der IT so, entnehme ich jetzt deiner Aussage, auf das Business zugeht, also dem Fachbereich Finanzen, gibt’s da häufig schon mal Schwierigkeiten, dass man sagt, na ja das dürft ihr doch gar nicht digitalisieren oder wie läuft das dann ab in der Praxis? #00:04:25-5#

Markus Olbring: Ja ganz genau. Spricht man Finance Bereichen, spricht man mit Buchhaltungsabteilungen, dann ist es häufig noch eine gewisse Unsicherheit da, die schlicht und ergreifend auch gerne mal mit der Aussage endet, das Papier darf nicht vernichtet werden, das ist aufbewahrungspflichtig und das ist im Handel- und Steuerrecht seit Jahren schon nicht mehr der Fall. #00:04:45-9#

Petra Koch: Okay. Wenn man das jetzt als ITler sozusagen antrifft, wie kann man dem denn dann begegnen, dass man quasi die Fachbereiche auch so ein bisschen überzeugt? Weil man möchte ja sein Unternehmen auch weiterbringen in der Digitalisierung als IT. Was kann man da für Argumente anführen? #00:05:00-6#

Markus Olbring: Mhm (bejahend). Ja. Zunächst einmal kann man ganz einfach zwei Auszüge aus den Gesetzen mitbringen und sich das mal anschauen. Da steht’s schon ganz explizit drin. Es ist einmal das Handelsrecht, also HGB und auch in der Abgabenordnung befindet sich ein fast gleichlautender Absatz und darüber hinaus Prozesstransparenz, schnellere Freigabeprozesse von Rechnungen, also Prozessbeschleunigung. Das sind die Dinge, die auch den Fachabteilungen dann am Ende sehr schnell einleuchten. #00:05:29-2#

Petra Koch: Okay. Alles klar. Welche Herausforderungen erlebst du in den Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsabläufe? Also nehmen wir an, die haben jetzt ihre Fachbereiche überzeugt und starten mit der Digitalisierung, sodass sie zum Beispiel die Rechnungsstellung digitalisieren. #00:05:45-7#

Markus Olbring: Mhm (bejahend). Ja. Also es besteht ja nach wie vor, das hatte ich ja schon erwähnt, immer eine gewisse Unsicherheit noch im Unternehmen, sodass die primäre Herausforderung eigentlich sein muss auch Akzeptanz zu schaffen in allen Abteilungen, insbesondere was die Anforderung angeht, in der möglichen Vernichtung der Papierbelege. Eine weitere große Herausforderung ist das Thema Verfahrensdokumentation. Verfahrensdokumentation ist eine Anforderung aus den GoBD, also auch steuerrechtlicher Natur. #00:06:16-6#

Petra Koch: Was heißt GoBD? #00:06:17-7#

Markus Olbring: GoBD, das ist ein Schreiben des Finanzministeriums und die GoBD haben bisherige Standards GoBS und GdPDU abgelöst. Die GoBD beschäftigen sich inhaltlich mit IT-gestützter Buchführung. #00:06:34-7#

Petra Koch: Okay. #00:06:35-3#

Markus Olbring: Und letztlich auch natürlich die Aufbewahrung. #00:06:38-2#

Petra Koch: Alles klar. Das heißt, dass diejenigen, die das noch nicht gehört haben, wissen, wo sich dann auch finden können in den GoBD? #00:06:45-1#

Markus Olbring: Ja. Ganz genau. #00:06:45-5#

Petra Koch: Alles klar. #00:06:46-7#

Markus Olbring: Ja. Wie gesagt, das Thema Verfahrensdokumentation ist da eine große Herausforderung und wird als große Herausforderung betrachtet und ist auch immer ein Schrecken im Unternehmen. Schon eine recht große Herausforderung, vermeintlich. Dies ist darauf zurückzuführen, meines Erachtens, dass es in der Praxis nicht wirklich konkrete Hilfestellungen gibt zur Verfahrensdokumentation. Das heißt, es ist geschrieben, es muss eine Verfahrensdokumentation da sein, um die Prozesse auch nachvollziehbar zu halten für sachverständige Dritte. Aber so konkretes Futter, was denn dann am Ende tatsächlich drinstehen muss, das fehlt am Ende häufig. Insofern ist dieses Thema eine große Herausforderung in den Unternehmen, weil es möglicherweise eine gewisse Komplexität mit sich bringt. #00:07:32-3#

Petra Koch: Okay. Wenn ich jetzt als IT-Verantwortlicher hergehe und so ein Dokumentenmanagementsystem einführe als Grundlage, das brauche ich ja, um diese Abläufe zu digitalisieren im Unternehmen oder das zu migrieren, was sind denn dann die Anforderungen?

Du hast das gerade schon angesprochen mit der Verfahrensdokumentation, die ich dann brauche. Also du hast gesagt, Revisionssicherheit, steuerrechtliche Anforderungen habe ich da. Worauf muss ich dann noch achten, wenn ich das einführe? Und was ist bei der Technik für die IT-Abteilung zu berücksichtigen? #00:08:02-0#

Markus Olbring: Die große Anforderung ist die Unveränderbarkeit und damit zusammenhängend die Frage. Wann ist eine digitale Belegablage denn überhaupt revisionssicher? Das ist eine weitere Herausforderung in der Praxis und auch ein Thema, was häufig verwirrt. Grundsätzlich ist es klar, das war auch schon in Zeit da, wo es noch keine digitale Buchführung gab, also Unveränderbarkeit in der Buchführung ist ja seit eh und je die Anforderung. #00:08:26-9#

Petra Koch: Ja. #00:08:27-1#

Markus Olbring: Wie diese dann insbesondere auch für die digitale Archivierung erreicht werden kann, das ist gar nicht so exakt definiert. In diesen GoDB, die wir heute im Gespräch sicher noch mehrfach erwähnen werden, da ist beschrieben, dass die Unveränderbarkeit sowohl hardware-mäßig also auch software-mäßig oder organisatorisch erreicht werden kann. #00:08:45-3#

Petra Koch: Okay. #00:08:45-6#

Markus Olbring: Das heißt, der Gesetzgeber ist ja eigentlich technologieneutral und war dies auch immer schon. Also auch mit den alten Schreiben des Bundesfinanzministeriums, Stichwort GdPDU und GoBS war das schon so. Was dann notwendig ist, wenn man sich betrachtet hardware-mäßig, software-mäßig oder organisatorisch die Unveränderbarkeit sicherzustellen, dass was notwendig wird im Unternehmen, ist eine Risikobewertung und die kann möglicherweise für die Sicherstellung der Unveränderbarkeit zu dem Ergebnis kommen, dass eine spezielle Hardware-Lösung beschafft werden muss. #00:09:16-2#

Petra Koch: Was wäre das für ein Beispiel? #00:09:18-2#

Markus Olbring: Es gibt Hardware-Lösungen am Markt, verschiedene, Netapp wäre ein Beispiel, FAST LTA Silent Cube und noch viele, viele andere, die von der Hardware her schon die Unveränderbarkeit sicherstellen. Sozusagen das ist das i-Tüpfelchen der Risikominimierung. #00:09:34-0#

Petra Koch: Okay. #00:09:34-9#

Markus Olbring: Wenn da mal Dokumente und Daten drauf abgelegt sind,dann sind sie hardware-mäßig so geschützt, dass da nichts mehr passieren kann. Das heißt Unveränderbarkeit, Löschverbot und solche Dinge, sind da sichergestellt. #00:09:45-4#

Petra Koch: Okay. #00:09:45-5#

Markus Olbring: Auf der anderen Seite kann natürlich auch eine Risikobewertung zu dem Ergebnis kommen, dass organisatorische oder software-seitige oder auch eine Kombination der verschiedenen Maßnahmen den Risiken schon hinreichend entgegenwirken. #00:09:56-9#

Petra Koch: Okay. Gut. Du hattest das gerade auch schon mal angesprochen mit der Verfahrensdokumentation. Für welche Systeme wird denn jetzt eine Verfahrensdokumentation notwendig? Und was steckt da eigentlich hinter? Du hast gerade schon mal ein bisschen dazu erläutert. Was genau kann ich mir denn jetzt in der Praxis unter dieser Verfahrensdokumentation vorstellen? Was muss ich da konkret tun als IT-Verantwortlicher? #00:10:17-9#

Markus Olbring: Mhm (bejahend). Ja. Zunächst einmal, das ergibt sich auch aus den GoBD und da ist es glaube ich die Textziffer 151 ergibt sich sinngemäß, die Anforderung für jedes steuerrelevante System im Unternehmen ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und dabei muss man jetzt mal betrachten.

Wenn der Gesetzgeber von Verfahren spricht, dann ist damit in der Regel eigentlich nichts Anderes gemeint als Geschäftsprozess. Das bedeutet, eine Verfahrensdokumentation ist meines Erachtens nichts Anderes als eine Geschäftsprozessdokumentation, wo die steuerrelevanten Verfahren und wenn wir hier über die digitale Belegarchivierung sprechen, dann ist das halt das steuerrechtliche Verfahren und die damit zusammenhängenden Prozesse müssen beschrieben sein.

Das bedeutet, kurze Beispiele typischer Verfahren im Zusammenhang mit einer Dokumentenmanagementlösung. Eine workflow-gestützte Eingangsrechnungsverarbeitung, die ich schon erwähnt hatte, eine E-Mail Archivierung ist ein typisches Verfahren, dann Dokumente und Daten insbesondere, die bereits originär digital im Unternehmen eintreffen. EDI Datenverarbeitung zum Beispiel. Das sind typische Verfahren. Die zu dokumentieren sind in einer Verfahrensdokumentation. #00:11:30-1#

Petra Koch: Okay. Wie ist dann so eine Verfahrensdokumentation aufgebaut? Was sind so, du hast jetzt gerade gesagt, Prozessdokumentation, das ist wahrscheinlich klassische Prozessbeschreibung, ich weiß nicht, in Form von EPK, also ereignisgesteuerten Prozessketten oder anderen Visualisierungsmöglichkeiten von Geschäftsprozessen? Wenn ich das jetzt habe, reicht das schon aus? #00:11:49-1#

Markus Olbring: Nein, nein. Zunächst einmal ganz wichtig. Die Verfahrensdokumentation wird gerne mit einer gewissen Komplexität betrachtet. Auf der anderen Seite finde ich sehr wichtig, dass die Verfahrensdokumentation sicher keine Raketenwissenschaft sein darf und auch nicht sein muss, sondern viel wichtiger ist meines Erachtens, dass eine Verfahrensdokumentation einfach ist, dass sie nachvollziehbar die angewendeten Prozesse beschreibt und das ist auch eine wesentliche Anforderung. Die Verfahrensdokumentation muss auch pflegbar sein. Das heißt, die Verfahrensdokumentation wird als sonstige Organisationsunterlage betrachtet und ist selber auch zehn Jahre aufbewahrungspflichtig. Einschließlich der Änderungen, die erfolgen.

Das heißt, wenn eine Dokumentenmanagementlösung im Einsatz ist, die natürlich im Laufe der Zeit verändert wird, durch Migration, Release-Wechsel, Hardware-Wechsel, die anstehen oder auch einfache administrative Tätigkeiten, die erfolgen. Die Verfahrensdokumentation muss fortgeschrieben werden, muss aktuell gehalten werden und ein sachverständiger Dritter, also ein Betriebsprüfer, möglicherweise von den Finanzbehörden oder auch ein Wirtschaftsprüfer, eine interne Revision, muss anhand der Verfahrensdokumentation in der Lage sein auch die historischen Systemzustände nachvollziehen zu können. #00:13:02-8#

Petra Koch: Okay. #00:13:03-5#

Markus Olbring: Wenn ich erwähnt hatte, dass ein Betriebsprüfer das Ganze ja auch verstehen muss, Betriebsprüfer ist ja eher steuerrechtlich ausgebildet und weniger IT-technisch. Ein Betriebsprüfer und auch andere sachverständige Dritte sind eigentlich die primäre Zielgruppe der Verfahrensdokumentation. Das führt dann zwangsläufig dazu, dass die Verfahrensdokumentation gar nicht wahnsinnig technisch sein muss, sondern den Fokus eher auf die Bereiche, der Mensch, der Mitarbeiter, der aktiv ist, die Organisation als solches und eben auch im Blick, insbesondere auf die Verfahren, strecken muss.

In den GoBD steht zwar drin, dass eine Verfahrensdokumentation da sein muss für jedes steuerrelevante System, aber so richtig konkret ist es gar nicht beschrieben, was da drinsteht. Das heißt, da steht drin, es muss eine allgemeine Beschreibung geben, es muss eine Anwenderdokumentation geben, es muss eine technische Systemdokumentation geben und eine Betriebsdokumentation. So und das war es eigentlich schon, was da drinsteht.

Wichtig ist dann zum einen vor dem Kontext, wer ist die eigentliche Zielgruppe dieser Verfahrensdokumentation? Diese Zielgruppe muss das auch verstehen können und das führt meines Erachtens dazu, bei der primären Zielgruppe, dass das Ganze gar nicht so wahnsinnig technisch sein muss, sondern eher fachlich beschrieben. Zunehmend wichtig wird das Thema internes Kontrollsystem, das heißt, sprechen wir über eine Eingangsrechnungsverarbeitung? An welchen Stellen im Prozess finden denn welche Kontrollen statt? #00:14:33-7#

Petra Koch: Okay. Also auch Vieraugenprinzip und sonstige Kontrollen, die man sich da so vorstellen kann? #00:14:39-5#

Markus Olbring: Ja genau. Nehmen wir als Beispiel eine papierbasierte Eingangsrechnung, die digitalisiert wird. Direkt nach dem Scannen sitzt ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin noch am Scanner und hat das Papierdokument noch vor sich liegen. Gleichzeitig aber auf der anderen Seite am Bildschirm das digitalisierte Dokument und es wird eine Sichtkontrolle durchgeführt. Weiter im Prozess workflow-gestützte Eingangsrechnungsverarbeitung mit verschiedenen Freigabeschritten, die auch protokolliert werden entsprechend im System.

Als Beispiel sachliche Freigabe und Zahlungsfreigabe als Workflow-Schritte. Da insbesondere die Anforderung, die man dann ja auch systemseitig sicherstellen kann, das heißt, eine automatische Kontrolle sozusagen im internen Kontrollsystem. Die Freigabeschritte dürfen nicht durch dieselbe Person durchgeführt werden. Oder aber Rechnungen, die bestimmte Beträge übersteigen, müssen noch von einer weiteren Person freigegeben werden und so weiter, und so weiter. Also das alles Beispiele für ein internes Kontrollsystem. #00:15:34-0#

Petra Koch: Mhm (bejahend). Genau. Das wird ja auch immer zunehmend wichtiger in den Unternehmen. Vor allen Dingen in den größeren Unternehmen, die das stärker ausbauen. #00:15:42-5#

Markus Olbring: Ja genau. Mhm (bejahend). Richtig. Bei dem Thema Verfahrensdokumentation, was da auch noch durchaus wichtig ist, man muss da Rad nicht neu erfinden, das heißt, es stehen so ein paar Ansätze in den GoBD drin, diese typischen inhaltlichen Aspekte hatte ich ja erwähnt, aber so richtig konkret ist es nicht definiert, was in einer Verfahrensdokumentation drinstehen muss. #00:16:01-9#

Petra Koch: Mhm (bejahend). Okay. #00:16:03-3#

Markus Olbring: Das bedeutet, man darf natürlich Dokumentationen, die schon da sind im Unternehmen, auch verwerten. Gibt es möglicherweise schon eine technische Systemdokumentation, die ein Unternehmen, ein Software-Hersteller schon erstellt hat? Mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems kann das natürlich eins zu eins übernommen werden. Auch Konzepte, die erstellt wurden, können möglicherweise mit geringfügiger Anpassung durchaus übernommen werden.

Es gibt am Markt auch Vorlagen für Verfahrensdokumentationen, sozusagen als Best Practice Ansätze. Möglicherweise haben auch die Software-Hersteller im Bereich der Dokumentenmanagementsysteme entsprechende Angebote. Und darüber hinaus gibt es natürlich auch unabhängige Berater und auch Wirtschaftsprüfer, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, die sich natürlich zunehmend mit dem Thema auskennen und auch frühzeitig schon in die Entscheidungsprozesse mit einbezogen werden können. #00:16:50-2#

Petra Koch: Mhm (bejahend). Das hört sich an, dass das Sinn macht, wenn man vor allen Dingen hier die Schnittstelle zwischen steuerrelevanten und IT-relevanten Themen dann bearbeitet? #00:16:58-1#

Markus Olbring: Mhm (bejahend). Ja. Genau. #00:16:59-4#

Petra Koch: Ja vor allem die rechtlichen Vorschriften werden ja gerne abgekürzt und das ist ja in der IT häufig gar nicht so bekannt. GoBD haben wir jetzt gerade schon gehört. Wenn ich jetzt als IT-Führungskraft bisher da noch gar keine Berührungspunkte mit gehabt habe. Was heißt denn GoB, GoBS, GoBD, GdPDU, IKS haben wir ja auch schon gehört, internes Kontrollsystem, was heißen die Abkürzungen? Was steckt dahinter? #00:17:24-8#

Markus Olbring: Ja. Die GoB, fangen wir damit an, weil die gab es schon bevor es IT-Systeme überhaupt gab. Das sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, wo so typische Themen herkommen wie zum Beispiel ein Radierverbot. #00:17:35-8#

Petra Koch: Ja. Hat auch jeder im SAP umgesetzt hoffentlich oder im ERP System. Also, dass man Belege nicht löschen kann. #00:17:41-3#

Markus Olbring: Sollte so sein. Ja genau. #00:17:42-0#

Petra Koch:  Ja. #00:17:43-8#

Markus Olbring: Ja genau. Und GoB, übergeleitet auf IT-gestützte Buchführungssysteme, was natürlich Standard ist heutzutage aktuell seit November 2014 gibt es ein Schreiben des Bundefinanzministeriums. Das sind die sogenannten GoBD und GoBD, das steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. #00:18:08-3#

Petra Koch: Mhm (bejahend). Okay. #00:18:09-1#

Markus Olbring: Keine Ahnung wie man dann auf die Abkürzung GoBD kommt, aber das müssen wir mal so hinnehmen. Darüber hinaus GoBS und GdPDU, das sind auch beides Schreiben vom Bundesministerium der Finanzen. Das eine aus 1995, das andere aus 2001. So und wenn man betrachtet wie sich die IT-Landschaft in den vergangenen Jahren entwickelt hat, sind beide Dokumente natürlich ja quasi Museumsstücke. Die GoBD ersetzt diese beiden auch. Das heißt GoBS und GdPDU gelten nicht mehr.

Wir müssen uns jetzt eigentlich nur noch seit Anfang 2015 die GoBD merken und deswegen brauchen wir auch gar nicht mehr darauf einzugehen, wofür GoBS und GdPDU denn jetzt steht. #00:18:49-5#

Petra Koch: Okay. #00:18:50-1#

Markus Olbring: GoBD letztlich mit gar nicht so wahnsinnig viel Änderungen, das heißt vieles wurde eins zu eins übernommen, aber natürlich auch deutlich konkretisiert, zeitgemäßer, sodass sicher auch da neue Anforderungen auf Unternehmen hinzukommen. Zeitgemäßer beschrieben, die GoBD haben nur 37 Seiten, also unterm Strich eigentlich noch recht kompakt und meines Erachtens sogar auch verständlich geschrieben, so dass man sich als IT-Führungskraft diese GoBD auch gerne mal einfach hinzunehmen kann und mal lesen kann beziehungsweise nur die Abschnitte sich mal anschaut, die relevant sind.

Eine wichtige Änderung, die es gegeben hat, ist die, dass sich die GoBD natürlich im Wesentlichen auf die IT-gestützte Buchführung beziehen und auch auf die Aufbewahrung beziehen und dabei nicht nur Daten betrachten, die in einer Finanzbuchhaltung ja möglicherweise oder sicher vorgehalten werden, sondern auch Dokumente mit einbeziehen. Das heißt, letzten Endes jede IT-Führungskraft in Unternehmen hat es ja letztlich mit steuerrelevanten IT-Systemen zu tun. Das führt meines Erachtens dazu, das man so die groben inhaltlichen Aspekte und Anforderungen der GoBD kennen sollte, um auch sprachlich mit den Fachabteilungen klarzukommen und auch letztlich natürlich dieselbe Sprache zu sprechen. #00:20:11-1#

Petra Koch: Alles klar. Ich glaube ein Link zu den GoBD packe ich einfach in die Shownotes, dass Sie da direkt zugreifen können.

Wenn du einem CIO beziehungsweise einer IT-Führungskraft einen einzigen Tipp geben könntest zu dem ganzen Komplex Digitalisierung, Abschaffung der Papierrechnungen und generelle Verfahrensdokumentation und so weiter, welcher wäre das? #00:20:30-8#

Markus Olbring: Ja letztlich mit den richtigen Werkzeugen ist die Digitalisierung recht einfach umzusetzen. Insbesondere die Digitalisierung von buchhalterischen Belegen. Das heißt, da kann man eigentlich sorgenfrei rangehen, das ist relativ einfach. Für alles, was noch darüber hinaus geht wie zum Beispiel digitale Patientenakten in Krankenhäusern, um mal ein bisschen von den buchhalterischen Themen wegzukommen, auch dafür gibt es mittlerweile Standards, die sich mit dem ersetzenden Scannen beschäftigen und im Hintergrund auch die Maximierung der Beweiskraft betrachten.

Letzten Endes aber ganz klar die Aussage, Digitalisierung von buchhalterischen Belegen ist einfach und das Thema Verfahrensdokumentation, weil das ja auch immer mit Schrecken betrachtet wird in der Praxis. Bei der Verfahrensdokumentation muss nichts neu erfunden werden. Das auch als wichtige Info abschließend. Vorhandene Dokumente können entsprechend übernommen werden wie zum Beispiel Schulungsunterlagen, Konzepte hatte ich schon erwähnt, die mit möglicherweise geringfügiger Anpassung übernommen werden können oder auch Installation, System, Dokumentation, all das kann eins zu eins einfließen in eine Verfahrensdokumentation. #00:21:41-1#

Petra Koch: Super. Markus, vielen Dank. Ich glaube, das ist ein Thema, was halt schon irgendwie alle IT-Verantwortlichen beschäftigt und da ist vielleicht jetzt auch ein bisschen das Schreckgespenst, Verfahrensdokumentation abgelindert worden. Danke dir für das Interview. #00:21:54-6#

Markus Olbring: Ja. Ich danke auch. #00:21:56-0#

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