CIO 004 – IT-Strategie entwickeln! Geht es nicht auch ohne?

Schiffsruder

Wohin segelt Ihre IT-Organisation?

In Folge 4 des CIO Podcasts geht es um die Entwicklung von IT-Strategien. Was ist ihr Nutzen und wofür sollte man sich die Mühe machen und eine Strategie entwicklen?

Folgende Aspekte werden in der Podcast-Folge besprochen:

  • Nutzen und Zielsetzung einer IT-Strategie [00:00:30]
  • IT-Strategieentwicklung [00:02:00]
  • Aufbau und Entwicklung von IT-Strategien [00:05:00]
  • Iterationen im IT-Strategieentwicklungsprozess [00:09:00]
  • Den strategischen Zielzustand finden – z.B. Two-Speed IT als Zwischen- oder Endziel? [00:12:30]
  • Herausforderungen beim Aufbau und der Umsetzung von IT-Organisationen mit zwei Geschwindigkeiten [00:14:30]

Gerne können Sie Ihr Feedback zur Folge senden.

Nutzen und Zielsetzung einer IT-Strategie

Wozu sollte ich überhaupt eine IT-Strategie entwickeln? Geht das nicht auch ohne?

„Kein Wind ist demjenigen günstig, der nicht weiß wohin er segeln will.“

Michael de Montaigne

Dieses Zitat von Michael de Montaigne ist genau richtig, wenn es um das Thema Strategie geht. Wenn ich also nicht weiß wohin ich meine Organisation ausrichten möchte, dann kann ich auch nur schwerlich dorthin kommen. Vielleicht per Zufall, aber auf jeden Fall nicht geplant oder mit Absicht. Wenn Sie also keine Strategie haben für Ihre IT-Organisation, dann ist es schwer diesen Weg zu finden. Sie werden also getrieben, getrieben so wie die Winde gerade stehen oder wie die äußeren Einflüsse auf Sie einwirken, denn Sie haben ja gar nicht definiert wo Sie eigentlich hinwollen.

Also eine IT-Strategie ist sinnvoll, um die Richtung vorzugeben und das Ziel, wo Sie Ihre IT-Organisation hin entwickeln wollen. Es ist nicht notwendigerweise auch der Weg dorthin schon festgeschrieben. Das ist aus meiner Sicht ganz entscheidend, denn es ist immer wieder notwendig auch mal Kursanpassungen zu machen oder vielleicht ja auch andere Einflüsse auf dem Weg dorthin einfließen lassen zu können. Das heißt, es ist nicht so, dass Sie schon alles von vornherein fertig durchgeplant haben müssen, sondern es ist eine strategische Richtung, die Ihnen den Kurs angibt. Mehr nicht, aber weniger eben auch nicht. #00:02:04-8#

Der Nutzen einer Strategie liegt also auf der Hand. Sie haben ein Ziel und die Richtung und da soll es hingehen.

IT-Strategieentwicklung

Wie soll man denn eine IT-Strategie entwickeln, höre ich häufig, wenn das Business schon gar keine Strategie hat?

Also da zieht man sich als IT gerne mal dazu zurück und sagt, ja gut, da muss als erstes Mal der Fachbereich irgendwie sagen oder die Geschäftsleitung sagen, wo sie denn hinmöchten. Dann können wir mit der IT da drauf reagieren und sagen, ja dann ist das und das vielleicht genau der richtige Punkt oder der richtige Weg. Ich sehe das ein bisschen anders.

Es ist natürlich wichtig, dass auch das Business eine Strategie hat, aber Sie können diesen Punkt ja aufgreifen und gemeinsam eine Strategie entwickeln. Das ist aus meiner Sicht nämlich genau das Richtige. Also nicht zu sagen, es gibt da eine Business-Strategie und es gibt da eine IT-Strategie, die eigentlich so gut wie nichts miteinander zu tun haben, sondern Sie gehen her und sagen, okay wir müssen eine Strategie entwickeln, also haben wir natürlich Business-Komponenten und wir haben IT-Komponenten. #00:03:08-8#

Strategieklausur mit dem Business

Am einfachsten geht sowas in zum Beispiel einer Strategieklausur in Form von Workshops mit den Entscheidern aus den Fachbereichen und der IT. Es ist ratsam diesen gesamten Strategieentwicklungsprozess auf einen na sagen wir mal kompakten Zeitraum zu begrenzen. Andernfalls, wenn Sie das Ganze ausdehnen, besteht die Gefahr, dass Sie – in Anführungsstrichen – eine perfekte Strategie entwickeln, damit aber nie fertig werden, weil in der Zwischenzeit schon wieder so viel passiert ist, dass Sie eigentlich immer dabei sind, wieder was anzupassen. Ja das heißt, Sie müssen irgendwo sagen, jetzt ist ein gewisser Zeitraum, den geben wir uns, um eine initiale Strategie zu entwickeln und mit dieser starten Sie dann erstmal. Wenn Sie eben das anders machen, habe ich gerade schon gesagt, laufen Sie immer der Zeit hinterher. Arbeit dehnt sich ja bekanntlich immer so lange aus wie man Zeit hat. #00:04:02-2#

Markt und Trends beobachten

Also, wenn Sie sich ganz viel Zeit dafür geben eine Strategie zu entwickeln, dann werden Sie mit Sicherheit eine super durchgeplante, ganz umfassende Strategie entwickeln, Sie werden aber immer wieder sozusagen von der Realität eingeholt. Bleiben Sie flexibel, um auf wechselnde äußere Einflüsse und Marktschwankungen reagieren zu können und Ihre Strategie dann aktiv hinterfragen zu können und wenn es notwendig ist, eben auch Anpassungen durchzuführen. Strategieentwicklung ist also aus meiner Sicht nicht einfach nur ein einmaliges Ereignis, was Sie einmal machen, dann legen Sie das Strategiepapier in die Schublade und sind froh, dass Sie eine Strategie haben. Nein, das ist es genau nicht. Sie haben eine Strategieentwicklung als iterativen Prozess, das heißt Sie starten mit einer Strategie, mit einer Richtung, mit einer Zielsetzung und sind aber auch in der Lage diese konstant oder immer mal wieder in gewissen Abständen zu hinterfragen, weiterzuentwickeln und vielleicht anzupassen. #00:05:01-6#

Aufbau und Entwicklung von IT-Strategien

Jetzt ist natürlich die große Frage. Sie möchten eine Strategie entwickeln. Wie bauen Sie die denn auf und wie funktioniert so eine Entwicklung einer IT-Strategie beziehungsweise einer IT-Strategie, die eingebettet ist in eine Business-Strategie?

Zunächst mal sollten Sie gemeinsam mit Ihren Fachbereichen den Zielhorizont festlegen. Also zu sagen, wann möchten wir denn das Zielbild fertig haben? So, wenn Sie jetzt heute im Jahre 2016 unterwegs sind, könnten Sie zum Beispiel sagen, wir entwickeln eine Strategie für das Jahr 2020 oder für das Jahr 2021. Nehmen wir mal das Jahr 2021, das ist von heute an 5 Jahre in die Zukunft. Dann würden Sie Workshops durchführen, Strategieklausuren, um Eckpfeiler Ihrer Strategie zu definieren. Diese Eckpfeiler sind eben genau wie gesagt diese Zielrahmenparameter, in denen Sie sich bewegen möchten. Diese Eckpfeiler können aus ganz unterschiedlichen Bereichen kommen. #00:06:00-0#

Es ist auch nochmal wichtig, dass Sie jetzt nicht zwanghaft sich an irgendein Modell klammern müssen. Sie können durchaus einfach sagen, ich sehe in den und den und den Punkten in meiner Organisation das meiste Entwicklungspotential. Alternativ, da habe ich im Moment eigentlich keine Baustelle, dann brauchen Sie da ja jetzt auch vielleicht nicht irgendwie noch eine Strategieentwicklung zu machen, sondern schreiben Sie den Ist-Zustand einfach mal fort.

Inhalte einer IT-Strategie

Mögliche Kategorien für eine IT-Strategie sind zum Beispiel folgende Punkte:

  • Der organisatorische Aufbau Ihrer IT-Organisation. Also wie möchten Sie organisatorisch Ihre IT führen.
  • Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb der IT in Richtung der Fachbereiche, aber auch innerhalb der IT. Prozesse in der IT, ganz klar, das klassische Thema. Also zum Beispiel sowas wie Test- und Release-Zyklen, Support-Prozesse, Entwicklungsprozesse und so weiter. Das sollten Sie auch irgendwo festschreiben.
  • Koordination und Schnittstellen zum Fachbereich, das ganze Thema Anforderungsmanagement. Das gehört aus meiner Sicht auch in eine Strategie.
  • Das Thema IT-Architektur und Lösungsdesign. Wie sehen Sie Ihre IT-Architektur im Zielbild? Nicht im Detail, aber auf einer groben Ebene. Setzen Sie mehr auf diese Plattformen oder setzen Sie vielleicht auf andere Plattformen. Solche Plattformen-Entscheidungen könnte man eben an der Stelle schon treffen oder eben zumindest vordenken.
  • Dann haben wir noch das Thema Sourcing und Providermanagement. Da geht es darum externe Partner zu finden und auch festzulegen wie Sie diese steuern möchten. Also mit welchen Partnern arbeiten Sie, haben Sie präferierte Partner und so weiter? Das ist auch auf jeden Fall wichtig für die Strategie festzulegen. Das ganze Thema Innovation. Wie möchten Sie sich Innovationen nähern? Was ist für Sie dabei wichtig?
  • Und zu guter Letzt, aber nicht weniger wichtig aus meiner Sicht ist das ganze Thema Menschen und Kultur. Also auch strategisch mal darüber nachzudenken, welche Mitarbeiter brauchen Sie? Was für Fähigkeiten sollten die haben? Welche Unternehmenskultur sollten Sie haben, damit auch dieser Wandel vollzogen werden kann, damit Sie Ihre Ziele auch dahingehend erreichen können. #00:08:13-3#

Maßnahmenplanung

Wenn Sie diese Eckpfeiler für diese oder vielleicht auch ein paar andere Kategorien gesetzt haben, dann können Sie hergehen und Maßnahmen ableiten. Aber eben nicht wie eben schon gesagt, in einem Riesen minutiös geplanten Maßnahmenplan, sondern auch wieder High-Level Maßnahmen. Da überlegen Sie eher, wie kann ich denn die gesetzten Ziele erreichen und wie kann ich das messbar machen? Fragen Sie sich, wann ist meine Strategie erfolgreich? Was ist eingetreten, wenn die Strategie umgesetzt ist? Welche Faktoren sollen im Zielzustand anders sein und wie kann ich das messen? Wenn Sie über diese Fragen nachdenken, werden Sie relativ schnell feststellen wie Ihr Zielzustand greifbar wird. #00:09:00-1#

Iterationen im IT-Strategieentwicklungsprozess

Ja jetzt könnten Sie sagen, super jetzt bin ich fertig. Jetzt habe ich eine Strategie. Alles wunderbar. Da kann ich mich zur Ruhe setzen. Können Sie vielleicht (lacht) in Gedanken ein kleines bisschen. Sie sollten aber immer darauf achten, dass Sie wachsam sind und äußere Einflüsse auf Ihr Unternehmen erkennen, analysieren und eben halt auch die Strategie anpassen, wenn es notwendig ist. Also statt wie gesagt viel Zeit in die initiale Auftaktstrategie zu investieren, also sollten Sie natürlich einen gewissen Zeitaufwand reinstecken, aber wie gesagt nicht übermäßig viel.

Iterationen planen

Sie sollten immer wieder regelmäßige Iterationsschleifen planen. Also zu sagen, wann möchte ich denn nochmal in so einer Strategieklausur oder in Workshops über meine Strategie drüber schauen und gegebenenfalls Sachen adjustieren. Setzen Sie sich also turnusmäßige Iterationsschleifen und der nächste Punkt ist auch aus meiner Sicht ganz wichtig.

Szenarien für Strategieanpassung überlegen

Überlegen Sie mal, was Faktoren sind, die auf Ihr Unternehmen einwirken können, die es notwendig machen, dass Sie Ihre Strategie nochmal überdenken oder Szenarien, die eintreten könnten, die eben auch eine Strategieüberarbeitung notwendig machen. #00:10:10-2#

Aus meiner Sicht könnte sowas zum Beispiel sein, dass ein Marktbegleiter ein anderes Unternehmen kauft und sich damit weiter diversifiziert und neue Geschäftsmodelle erschließt. Genauso könnte ein Startup plötzlich Ihr bisheriges Geschäftsmodell in Frage stellen. Das alles kann dazu führen, dass Sie Ihre Strategie überdenken sollten beziehungsweise an der ein oder anderen Stelle vielleicht anpassen sollten. Jetzt sagen Sie vielleicht, na gut das ist ja alles wichtig, habe ich verstanden, aber was hat das eigentlich mit IT zu tun? Ist aus meiner Sicht ganz einfach. Die Veränderungen heute am Markt werden zunehmen durch IT-Technologie getrieben oder mindestens mal signifikant unterstützt. Das heißt, wenn Sie auf Geschäftsmodelle gucken, ist sofort auch der Technologieanteil relevant. Diese Ereignisse sollten aus meiner Sicht frühzeitig erkannt werden und Sie sollten davon etwas mitbekommen bevor vielleicht große Deals schon abgeschlossen sind. #00:11:08-7#

Nehmen wir mal das Beispiel Automobilindustrie. Die selbstfahrenden Autos werden momentan schon getestet. Jetzt könnte man ja mal ganz provokant die Frage stellen. Wer ist denn in Zukunft noch OEM? Also Original Equipment Manucfacturer. Ist es derjenige, der die Hardware herstellt oder die Karosserie zusammenbaut? Oder ist es der, der die Software herstellt? Oder vielleicht gibt es noch weitere Alternativen und es ist ein Player, der heute noch gar nicht auf dem Markt ist. Beobachten Sie also die Trends und die Innovationen am Markt, vor allem in der IT. Überlegen Sie mal, was notwendige Fähigkeiten sind, die Ihre IT-Organisation haben sollte. Dazu habe ich in Folge 2 schon mal einiges erzählt. Falls Sie die Folge 2 noch nicht gehört haben, können Sie das ja einfach nachholen. #00:12:01-2#

Mit dem Business zusammenarbeiten

Es geht aus meiner Sicht in der Strategieentwicklung nur gemeinschaftlich und integriert. Das heißt, Business ohne IT funktioniert nicht und anders herum würde es auch nicht funktionieren. Beispielsweise könnten Sie sagen. Ja wir als IT arbeiten jetzt nur agil. Das heißt, Wasserfallmodell adé. Fachbereiche schreiben aber weiterhin Lastenhefte und werfen Ihnen – in Anführungsstrichen – die Anforderungen weiterhin über den Zaun und sagen, super liebe IT, das hätte ich gerne. Jetzt macht das mal bitte. Damit ist weder Ihnen noch den Fachbereichen geholfen.

Den strategischen Zielzustand finden – z.B. Two-Speed IT als Zwischen- oder Endziel?

Jetzt haben wir viel über Strategie und strategische Zielzustände gesprochen. Jetzt gibt es auch die Frage, gut, jetzt habe ich das Ziel festgelegt, aber wie komme ich denn jetzt dahin? Es gibt sicherlich nie den einen richtigen Weg, sondern es gibt sicherlich immer ganz viele Wege, (lacht) wie das so schön heißt, die nach Rom führen. Wenn Sie also die Strategie entwickelt haben, dann sollten Sie überlegen wie Sie die Überführung in den Zielzustand ermöglichen können. Das heißt, was wären Maßnahmen, was wären vielleicht Zwischenzustände, die Sie erreichen wollen, damit das Ganze funktioniert. #00:13:00-9#

Gerade in der IT hört man häufig, Two-Speed IT aufbauen. IT der zwei Geschwindigkeiten. Was hat es denn damit auf sich? Aus meiner Sicht kann die IT der zwei Geschwindigkeiten zwei Zwecke erfüllen. Entweder sie ist ein Zwischenzustand auf dem Weg zu einem Zielzustand oder je nach Abhängigkeit von ihrem aktuellen Reifegrad der Organisation kann es auch durchaus schon der Zielzustand sein, den Sie wählen. Was heißt denn jetzt eigentlich IT der zwei Geschwindigkeiten? Also Sie teilen sozusagen Ihre gesamte IT-Organisation auf in eine schnelle digitale und kundenorientierte IT und in eine IT, die nach den klassischen Paradigmen arbeitet, die auf Sicherheit und Stabilität bedacht ist und vielleicht auch noch bestimmte andere Faktoren berücksichtigt. Sie haben zwei Organisationen in einer gesamten IT-Organisation. #00:14:01-4#

Wie gesagt, es kann entweder Ihr Endzustand sein oder Ihr Zwischenschritt. So dass Sie sagen, wir möchten Erfahrungen sammeln, wir möchten rausfinden wie das Ganze funktioniert, wenn wir agil arbeiten, wenn wir mit agilen Methoden arbeiten, wenn wir digital und kundenorientiert arbeiten. Zum Beispiel vielleicht haben wir das bisher noch nicht gemacht und wollen uns in diese Richtung weiterentwickeln. Dann ist das sicherlich ein guter Zielzustand, um sich diesem Thema zu nähern und einfach an der Stelle mit einem kleinen Teil der Organisation zu lernen und Erfahrungen zu sammeln, das dann für weitere Teile auszubauen.

Herausforderungen beim Aufbau und der Umsetzung von IT-Organisationen mit zwei Geschwindigkeiten

Jetzt ist natürlich die Frage, was sind denn Herausforderungen, wenn man eine IT-Organisation mit zwei Geschwindigkeiten aufbaut? Da stellen sich natürlich viele Fragen. Sie wollen ja nicht, dass diese beiden Teile Ihrer eigenen IT-Abteilung sozusagen oder Ihrer eigenen IT-Organisation wie zwei Silos arbeiten, sondern Sie wollen ja schon, dass sie zusammenarbeiten. #00:15:04-0#

Verantwortlichkeiten und Zusammenarbeit klären

Das heißt, auch digitale Lösungen können ja nicht völlig ohne vielleicht irgendwelche bestehenden ERP-Systeme oder Backend-Systeme arbeiten. Das heißt, Sie sollten schon an der Stelle irgendwo eine Zusammenarbeit definieren. Sie haben also Schnittstellen innerhalb der Organisation, die geklärt werden sollten. Sie sollten klären wie das Zusammenspiel und die Verantwortlichkeit der beiden Teile geregelt ist. Dann das spannende Thema, wie arbeitet man denn in Projekten zusammen, wenn die Anforderung zum Beispiel vom Marketing kommt digitale neue Services zu entwickeln. Da geht das natürlich erstmal in die digitale IT. Aber es gibt vielleicht auch Anfragen, die sind gar nicht so einfach und klar zuzuordnen. Das heißt, wie bearbeitet man diese Projekte? Wer hat welche Aufgaben? #00:16:04-7#

Mitarbeiter überzeugen und einbinden

Was ist auch mit der Einordnung Ihrer Mitarbeiter? Sie können Sich vorstellen, wenn Sie jetzt sagen, na ja gut, wir teilen jetzt die IT auf in zwei Bereiche. Der eine ist chic und digital und schnell und neu und der andere, der macht halt das, was wir schon immer gemacht haben. Dann gibt es sicherlich den ein oder anderen Mitarbeiter, der sagt, na ja gut und schön, aber ich möchte schon gerne in der digitalen IT arbeiten. Und das ist eben was, wo Sie überlegen müssen, welcher Nutzen entsteht durch die digitale IT? Welcher Nutzen entsteht durch die andere IT, durch die Basis-IT sozusagen oder durch ihre bestehende IT? Und wie können Sie diese beiden vereinen, so dass eben ein Gesamtwerk da rauskommt. #00:17:08-1#

Richtige Rahmenparameter für agile Teams

Die Two Speed IT hat sicherlich sehr viele Chancen, die Sie mit der richtigen Umsetzung nutzen können. Zum Beispiel, was ich gesagt habe, die agilen Methoden auszuprobieren, zu testen in Ihrer Organisation. Auch wirklich agil zu arbeiten, das heißt, mit den Fachbereichen in einem agilen Projektteam Product Owner zu definieren, also Verantwortliche, die auch entscheiden können. Das ist auch wichtig aus meiner Sicht, dass diese agilen Teams wissen, was sie dürfen und was sie nicht dürfen. Bis wohin dürfen Sie entscheiden und ab wo muss wieder jemand anderes entscheiden? Und auch die Mitarbeiter, die in diesen Teams arbeiten, in die Lage zu versetzen ihre Aufgaben auch wirklich machen zu können. Das heißt vielleicht, das ein oder andere Schulungspaket zu spendieren, um eben auf diese neuen Aufgaben vorzubereiten.

Das heißt, wenn Sie Ihre Strategie entwickelt haben und sich Ihr Performance Management dahinter überlegt haben, also wieder die Frage zu stellen. Wie ist denn mein Zielzustand in Zukunft, wie soll der aussehen? Wie komme ich dahin? Und dann eben mit kleinen Maßnahmen Schritt für Schritt anzufangen und auf diese Reise zu gehen. Strategie und Strategieentwicklung ist sehr, sehr wichtig für Organisationen, um eben auch eine Richtung zu haben und alle Mitarbeiter auch hinter dieser Strategie zu vereinen und gemeinsam in diese Richtung zu gehen, damit Ihre Mitarbeiter auch wissen, wo die Reise hingeht. Das ist ganz, ganz entscheidend. #00:18:12-0#

Das war’s für die heutige Folge.

Bildnachweis: © CC0 Public Domain/ pixabay.com

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