CIO 018 – Auslöser für IT-Strategieprojekte und Analyse der strategischen Ausgangslage

Analyse der Ausgangslage

Analyse der strategischen Ausgangslage

In CIO Podcast Folge 18 geht es um die Auslöser für IT-Strategieprojekte und Möglichkeiten wie Sie die strategische Ausgangslage bestimmen. Dazu erläutere ich mögliche Tools und Methodiken wie die PEST Analyse, sowie die Stärken und Schwächen Analyse, die dann beide in eine SWOT-Matrix einfließen.

Folgende Aspekte werden in der Podcast-Folge besprochen:

  • Auslöser für IT-Strategieprojekte [00:00:30]
  • Start von IT-Strategieprojekten und Überblick der Methoden [00:03:30]
  • Umweltanalyse (PEST Analyse) [00:04:55]
  • Stärken und Schwächen Analyse [00:09:00]
  • SWOT-Analyse Matrix [00:11:00]
  • Nächste Schritte für die IT-Strategie Entwicklung [00:15:30]

Was sind Ihre zwei wichtigsten Herausforderungen bzw. Fragen in der IT für dieses Jahr. Gerne können Sie uns zwei Fragen über die Hörerumfrage senden: www.cio-podcast.de/umfrage, damit wir diese Themen im Podcast aufgreifen können.

Diskutieren Sie mit, ich freue mich über Ihr Feedback.

Auslöser für IT-Strategieprojekte

Warum werden IT-Strategieprojekte gestartet und wann sollte man sich überlegen, ob man nicht nochmal eine neue IT-Strategie braucht, wenn man nicht schon eine hat und die in regelmäßigen Zyklen überarbeitet und auch für diejenigen von Ihnen, die zuhören und sagen: Ich habe das aber regelmäßig, ich mache das auch regelmäßig, für die haben wir nochmal das Thema Analyse der Ausgangssituation. #00:01:10-5#

Die Marktsituation

Also welchen Auslöser haben wir denn in der Regel für IT-Strategieprojekte, also für generelle Strategieprojekte? Sie haben eine angepasste Marktsituation, es wird zum Beispiel irgendwie im Markt einiges durcheinander gewirbelt, sei es durch neue Marktteilnehmer, sei es durch große Übernahmen am Markt, Fusionen und so weiter. Das heißt, das kann Sie durchaus dazu verleiten, diese angepasste Umweltsituation, sich über neue Strategien Gedanken zu machen und dann automatisch auch eben über die neue IT-Strategie.

Der Wettbewerbsdruck

Ein anderer Punkt könnte sein, dass Sie zunehmend Wettbewerbsdruck verspüren und sagen: Ich muss darauf irgendwie eine Antwort finden und ich muss auch mit unserem Führungsteam da eine Lösung erarbeiten. Das wäre eine andere Alternative. #00:01:59-1#

Mergers & Acquisitions (M&A) oder Carve-Outs

Die nächste Möglichkeit wäre, Sie überlegen mit einem anderen Unternehmen zusammenzugehen und aus diesem Gesichtspunkt Ihre IT auf den Prüfstand zu stellen. Vielleicht sind Sie diejenigen, die die Firma übernehmen oder anders herum, wenn Sie derjenige sind, der übernommen wird, auch da gilt es meistens nochmal zu gucken, was hat denn die IT zu bieten? Wie packt man das Ganze zusammen? Welche Systeme von welcher Firma werden wie übernommen?

Das andere Thema, was auch immer genauso relevant ist wie der Merger ist das Theme Carve-Out. Wenn Sie Geschäftsbereiche herausverkaufen wollen, also Teilbereiche des Unternehmens, auch da ist es natürlich immer die Frage: Wie bildet man das denn mit seiner IT ab? Also kann ich einfach so einen Teil meines Unternehmens verkaufen oder habe ich dann wichtige IT-Systeme, die vielleicht verlorengehen oder die ich irgendwie ersetzen muss? Kann ich die Verzahnung einfach abschalten? Und so weiter. Das heißt, das sind auch wieder Sachen, die Sie überlegen sollten, wo es auch sinnvoll ist, sich vorher strategische Gedanken darüber zu machen. #00:03:03-2#

Neue Geschäftsleitung oder Eigentümer

Ein weiterer Punkt könnte sein. Sie haben eine neue Geschäftsleitung, einen neuen Vorstand bekommen. Der möchte das Unternehmen anders ausrichten. Das ist glaube ich allgemein sehr gängig, dass man dann nochmal das Thema Strategie anschaut und überlegt: Wie soll denn der Fahrplan aussehen für die nächsten Jahre?

Das Gleiche gilt für das Thema Eigentümerwechsel. Wenn das übergeht, haben Sie natürlich die gleichen Fragestellungen wie wenn Sie eine neue Geschäftsführung bekommen, wohingegen der Eigentümer nochmal deutlich stärkeren Input in das Thema Strategie geben kann, weil er letztendlich auch derjenige ist, der das Geld dann zur Verfügung stellt für die strategischen Maßnahmen.

Start von IT-Strategieprojekten und Überblick der Methoden

Gut, jetzt haben wir verschiedene Punkte überlegt, weswegen es notwendig sein kann oder immer mal wieder auch unterjährig dazu kommen kann, dass Sie an den Punkt kommen, wo Sie sagen: Jetzt brauche ich eigentlich eine neue IT-Strategie. Und dann stellt sich die Frage: Gut, habe ich jetzt verstanden, aber wie starte ich denn jetzt so ein IT-Strategieprojekt am besten? #00:04:02-8#

Zunächst mal sind Sie sich schon mal darüber bewusst über diesen Auslöser, dass Sie jetzt etwas tun müssen. Das ist immer ganz gut. Also das heißt, Sie wissen: Jetzt muss ich eigentlich handeln, ich habe genau dieses Thema gerade. Und dann stellt sich die Frage, welche Themen sind denn relevant für Sie. Also wie bewegen Sie sich in Ihrem aktuellen Marktumfeld? Und dazu gehört eigentlich, dass Sie als nächstes als erstes Mal die Ausgangssituation Ihrer IT-Organisation bestimmten.

Und da gibt’s verschiedene Methodiken oder Tools, die man anwenden kann. Ich möchte heute mal zwei vorstellen. Das ist zum einen die Umweltanalyse, auch als PEST-Analyse oder PESTEL-Analyse bekannt. Und zum zweiten, die Stärken-Schwächen-Analyse. Und diese beiden Analysen, die dann letztendlich nachher in die SWOT-Analyse münden. Das werde ich dann nachher nochmal beschreiben. #00:04:55-1#

Umweltanalyse (PEST Analyse)

Fangen wir zunächst mal mit der Umweltanalyse an. Also diese PEST-Analyse steht für:

  • Political
  • Economical
  • Social und
  • Technological.

Also es gibt verschiedene Faktoren, die eben dann aus der Umwelt in Ihr Unternehmen einwirken können oder in diesem Gefüge, in dem Sie sich da bewegen, auf Sie wirken können als Unternehmen.

Politische Faktoren

Und da sind zum Beispiel politisch und rechtliche Faktoren, also Gesetzgebung, nationale Gesetzgebung, EU-weite Gesetzgebung, internationale Rahmenbedingungen, politische Rahmenbedingungen, die zu beachten sind.

Ökonomische Faktoren

Dann haben Sie natürlich ökonomische Faktoren. Diese beeinflussen natürlich Güter- und Kapitalmärkte. Die sorgen auch dafür, dass Sie bestimmte Angebots- und Nachfragesituationen haben. Wenn es zum Beispiel zu viele Anbieter am Markt gibt, dann sagt man immer so schön, regelt sich das von alleine. Und genau das ist eben hier gemeint. Also Sie müssten auch schauen, wie ist denn der Wettbewerb an der Stelle unterwegs und aufgestellt?

Soziokulturelle Faktoren

Dann gibt’s soziokulturelle Faktoren, also das ist der Social Aspekt. Veränderungen von Werten und Normen in der Gesellschaft, aber auch in der Arbeitswelt, in der Bevölkerungsstruktur und in der Gesellschaftsstruktur, das heißt wie wirkt sich auch das auf Ihr Unternehmen aus? #00:06:05-1#

Das ist ja durchaus auch etwas, was man häufig diskutiert, gerade auch in der IT. Der Wandel der Arbeitswelt, dass man auch mehr Mobilität schafft. Dass man vielleicht auf der anderen Seite auch Flexibilität schafft in den Arbeitszeiten und so weiter. Das heißt, auch solche Sachen aus der Umweltanalyse sollten Sie berücksichtigen.

Technologische Faktoren

Der nächste Punkt sind die technologischen Faktoren. Hier ganz klar, gerade aus der IT heraus getrieben, welche Anwendungen und Technologien sollte ich mir anschauen und welche Auswirkungen, das ist ganz wichtig, haben die auf Ihre Wertschöpfungsprozesse im Unternehmen. Das heißt, schauen Sie vom Wertschöpfungsprozess her, also Ihre Kernprozesse durch und überlegen immer: Okay, an welchen Stellen haben denn solche Technologien möglicherweise Einfluss? Und an welchen Stellen können wir mit der Technologie auch so Automatisierung oder andere Themen vorantreiben, dass sie einen echten Mehrwert bieten für uns. Das heißt, diese Sachen sollten Sie da bei der Umweltanalyse auf jeden Fall im Blick haben. #00:07:02-4#

Häufig werden eben auch andere Faktoren ergänzt. Dieses PEST-Konzept ist quasi das ursprüngliche, also politisch, economical, social und technological, das sind die klassischen, das sind die ursprünglichen Faktoren.

Weitere Faktoren können z.B. Umwelt, Demographie, Globalisierung sein

Und die werden häufig durch Umweltfaktoren ergänzt. Also zum Beispiel so etwas wie Klimaveränderung, umweltbedingte Faktoren, aber auch Verfügbarkeit von natürlichen Ressourcen ist für viele Unternehmen auch ein sehr, sehr wichtiges Thema. Und das sollte eben dann auch mit einbezogen werden, wenn das für Sie relevant ist oder für Ihr Unternehmen und Geschäftsmodell relevant ist.

Und das Thema demografische Faktoren. Ich denke, das wird auch immer wichtiger, Veränderung der Alters- und Bevölkerungsstruktur, auch diese Punkte sind vor allem auch wieder ein Thema. Es gibt sehr, sehr viele, auch IT-Abteilungen, die von der Altersstruktur her so aufgestellt sind, dass nicht unbedingt so viel Nachwuchs in den letzten Jahren nachgekommen ist, aus verschiedenerlei Gründen. Und auch da sollte man überlegen, wie man das Ganze denn auch strukturieren kann. #00:08:03-0#

Der dritte Punkt an der Stelle, der auch häufig noch mit reinkommt. Interkulturelles und globale Faktoren. Also Einflüsse, die sich durch globalisierte Märkte ergeben, durch internationale Einflüsse. Es wird alles zunehmend vernetzter und manche Märkte gewinnen an Attraktivität, andere verlieren an Attraktivität. Auch sowas sollte man berücksichtigen. In der IT ist das immer das Thema, kennen Sie bestimmt alle. Nearshore, Offshore, wird immer wieder diskutiert.

Auch da ändern sich die Lokalitäten, das heißt, was vielleicht vor ein paar Jahren noch mal irgendein Land war, das ist vielleicht in zwei, drei Jahren schon wieder ein ganz anderes Land. Da haben sich die Strukturen verändert und es werden dann doch aufgrund der Gehaltsstrukturen andere Länder plötzlich in den Fokus gerückt für das Thema Nearshore und Offshore. Und so kann sich das verändern und auch da kann es sinnvoll sein, wieder neue Analysen zu machen und eben zu schauen, wie sich das Ganze entwickelt hat oder auf bestehende Analyse eben zuzugreifen und sich das dann anzuschauen. #00:09:04-2#

Stärken und Schwächen Analyse

Gut, wenn Sie das Thema Umwelt analysiert haben soweit, dann kommt der nächste Punkt. Die Umwelt, da haben Sie erstmal die externen Faktoren bewertet, die Sachen, die Sie (lacht) weitestgehend nicht so richtig selber beeinflussen können. Also die, in denen Sie sich einfach bewegen müssen. Jetzt kommt der Teil, den Sie selber sehr stark beeinflussen können und den Sie selber auch managen.

Und das ist die Stärken, Schwächen Analyse, mal zu schauen, welche Stärken hat denn eigentlich Ihre IT-Organisation und was sind die Schwächen Ihrer IT-Organisation? Wie steht Ihre IT-Organisation denn generell im Vergleich mit dem Wettbewerb da? Wo sehen Sie Verbesserungspotentiale? Da kommt auch wieder ganz stark rein, bevor Sie an dieses Thema gehen, je nach Auslöser, der dafür gesorgt hat, dass sie jetzt eine Strategie entwickeln, sollten Sie auch überlegen: Was hat das denn veranlasst, also wo sind wir jetzt wirklich gut aufgestellt? #00:10:00-2#

Wo haben wir gute Ausgangsituation? Und wo müssen wir jetzt echt nochmal richtig ran? Und was sind die stärksten Verbesserungspotentiale? Und überlegen Sie an der Stelle auch, welche verschiedenen Bereiche es gibt? Also Sie können sagen: Okay ich habe Stärken genereller Natur, ich habe Schwächen genereller Natur. Das ist alles gut und richtig.

Nehmen Sie da vielleicht nochmal aus der Folge 12 die Bausteine der IT-Strategie zur Hand und überlegen: Was sind denn Ihre Bausteine Ihrer IT-Organisation und was sind so Ihre Stärken und Schwächen? Was sind vielleicht Stärken und Schwächen in der IT-Architektur? Was sind Stärken und Schwächen im Projektmanagement? Was sind Stärken und Schwächen im Bereich Prozessen. Wie sind Sie da aufgestellt? Und überlegen einfach mal, was Sie da verbessern können?

SWOT-Analyse Matrix

Voraussetzungen für die SWOT Analyse

Dann im nächsten Schritt kann man das beides zusammenfahren und sagen: Okay, wir haben jetzt die Umweltanalyse gemacht, wir wissen jetzt in welchen Märkten und in welchen Rahmenbedingungen wir uns bewegen. #00:11:02-0#

Wir haben jetzt unser eigenes Unternehmen mit Stärken und Schwächen analysiert, über die IT-Organisation. Und wenn Sie das haben, dann kann man das kombinieren und überlegen: Welche Informationen müssen Sie jetzt bei der Strategieentwicklung kombiniert beachten?

Die Ausgangslage, die haben Sie jetzt intern erfasst mit der Stärken-Schwächen-Analyse und extern erfasst über die Chancen und Risiken mit ihrer Umweltanalyse. Und jetzt packen Sie beides zusammen bei der SWOT Analyse.

Da geht’s darum welche Informationen müssen Sie bei der Strategieentwicklung beachten? Wie erfassen Sie Ausgangslage im Hinblick auf Stärken und Schwächen? Ihrer IT-Organisation intern und wie können Sie Chancen und Risiken erfassen? Das sind die unternehmensexterne Faktoren, die haben Sie analysiert zum Beispiel mit der Umweltanalyse. Sie können aber auch zum Beispiel da noch eine Zielgruppenanalyse machen oder eine Stakeholder-Analyse und schauen wie das Ganze zusammenspielt. #00:12:00-8#

SWOT-Matrix mit Hilfe der Analysen füllen und Strategien ableiten

Und dann können Sie das Ganze in eine Matrix überführen.

Diese SWOT-Matrix hat auf der X-Achse, die Stärken (Strength) und die Schwächen (Weaknesses), die tragen Sie dann einfach da ein. Und auf der Y-Achse hat sie die Chancen (Opportunities) und die Risiken (Threats) und das ist das aus der Umweltanalyse. Unten die Stärken, Schwächen sind aus Ihrer internen Stärken-Schwächen-Analyse und dann haben Sie ja Quadranten.

Und diese Quadranten, die können Sie jetzt nutze, um aus diesen Kombinationen sich weiterzuentwickeln. Ich nenne die vier Quadranten mal die es gibt.

Stärken und Chancen Strategie

Das sind die Stärken und die Chancen, also die SO-Strategie. Also Strength and Opportunities Strategien. Die Stärken nutzen, um aus den Chancen Vorteile zu ziehen.

Chancen und Schwächen Strategie

Der nächste Quadrant sind die Opportunity und die Weaknesses Strategien, also die Möglichkeiten zu nutzen, um die Schwächen zu überwinden.

Stärken und Gefahren Strategie

Der nächste Quadrant, das ist die Strategie für Strength and Threats. Also für Stärken und Gefahren oder Risiken. Also wie können Sie Stärken nutzen, um die Bedrohung zu vermeiden? Was fällt Ihnen zu diesen Themen ein. Was sind da Möglichkeiten, die Sie haben.

Gefahren und Schwächen Strategie

Und der vierte Punkt, Sie haben Bedrohungen, also Threats und Weaknesses. Das ist natürlich die schlechteste Kombination. Wie gehen Sie damit um? Da können Sie eigentlich nur versuchen die Schwächen minimal zu halten und die Bedrohung zu vermeiden.

Sie sollten sich natürlich darauf konzentrieren, wo können Sie wirklich gut wachsen? Also, wo haben Sie Möglichkeiten und können Schwächen überwinden? Wo können Sie Stärken nutzen, um Bedrohung zu vermeiden? Wo können Sie Stärken nutzen, um Chancen und Vorteile zu ziehen.

Das sind die drei Quadranten, wo Sie auch echt handeln können und bei dem Vierten sind Sie eigentlich in einer relativ schlechten Ausgangslage. Da sollte nicht allzu viel drinstehen. Das wäre so ganz gut.

Vor- und Nachteile der SWOT Analyse Matrix

Jetzt gibt’s natürlich, wie bei jeder Analyse gibt’s immer Vor- und Nachteile. #00:13:57-0#

Was sind denn die Vorteile und die Nachteile von so einer SWOT Betrachtung?

Klar, Sie haben auf der einen Seite Vorteile, die sind strukturiert. Sie haben eine übersichtliche Darstellung, Sie können verschiedene Komplexanalysen relativ gut darstellen in dieser Darstellung. Und Sie haben einen Startpunkt mit einer Auswertung aus Ihrem Unternehmen. Ich denke, das ist auf jeden Fall auch ein Super Pluspunkt, weil, wenn Sie ohne so eine SWOT Analyse oder ohne eine derartige Analyse starten, dann haben Sie keinen Aufsatzpunkt.

Die Schwächen sind natürlich auch da. Es gibt bei jedem Tool auch eine Schwäche. Die Stärken und Schwächen beziehen sich auf das IST, das heißt sie können nur das auswerten, was heute ist. Das heißt, Sie sind an der Stelle bei einer IST-Betrachtung und bei den Chancen und Risiken, da wagen Sie den Blick in die Zukunft. Das ist natürlich was, was ich gerade jetzt, wenn wir diese Strategien, die ich eben genannt habe, diese vier Quadranten ausfüllen, ist das natürlich was, das müssen Sie immer erstmal übereinander bekommen. Und es ist teilweise natürlich je nachdem, wie Sie diese Daten erheben, ist es eine subjektive Einschätzung. #00:15:00-8#

Aus meiner Erfahrung empfiehlt es sich da eben auch, nicht den Kreis zu klein zu nehmen, dass Sie jetzt irgendwie nur zwei, drei Leute befragen und sagen: Was sind denn die Stärken und die Schwächen? Sondern, dass Sie da einfach vielleicht durch Interviews oder durch Befragung, durch Workshops überlegen. Also sowas ist auch super, eine Sache für einen Führungskräfte-Workshop, wo man einfach mal sagt: Okay, jetzt schauen wir einfach mal alle gemeinsam – was sind die Stärken, was sind die Schwächen? – und diskutiert das Ganze.

Und dann haben Sie auch aus meiner Sicht eine Objektivierung dieser Themen erreicht und sind da in der Lage damit weiterzugehen. Sie haben dann eine Ausgangslage, wo Sie sagen: Ich habe jetzt die Auslöser für mein Strategieprogramm und ich kann jetzt auch sagen, wie wir aktuell dastehen und darauf weiter das Ganze aufbauen.

Nächste Schritte für die IT-Strategie Entwicklung

Ja und wie geht’s dann weiter? Also als nächsten Schritt empfiehlt sich dann die strategische Positionierung zu evaluieren, Ihre Vision und Mission zu überlegen und für die IT festzulegen, da können Sie auch nochmal in die Podcast-Folge 8 reinhören. #00:15:59-8#

Und ganz klar, habe ich eben auch schon mal angesprochen, die Bausteine der IT-Strategie können Sie auch nochmal in der Folge 12 nachhören, wenn Sie das noch nicht gehört haben. Und dann sind Sie glaube ich gut aufgestellt, um für Ihr strategisches Vorhaben weiter voranzukommen.

Bildnachweis: © CC0 Public Domain/ pixabay.com

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