CIO 024 – Proaktives Anforderungsmanagement in der IT-Organisation

Anforderungsmanagement

Anforderungsmanagement

In CIO Podcast Folge 24 geht es um das proaktive Anforderungsmanagement in der IT-Organisation. Wenn Sie es nicht schon durchführen, fangen Sie an zu agieren und die Anforderungen aktiv mit dem Fachbereich zu besprechen. Mit der Transparenz über die Anforderungen lässt sich die IT-Organisation besser steuern.

Vor allen Dingen zum Thema Anforderungsmanagement bekomme ich ganz häufig Anfragen oder Fragen dazu: Wie das denn funktioniert? Wie man es richtig aufsetzt? Was Bewertungsmodelle dafür sind? Da habe ich mir gedacht, ich nehme heute einfach mal etwas zu diesem Thema auf.

Folgende Aspekte werden in der Podcast-Folge besprochen:

  • Wofür ist proaktives Anforderungsmanagement gut? [00:00:30]
  • Ein grobes Prozessmodell hilft den Ablauf zu steuern [00:06:00]
  • Demand Management benötigt Governance und ein Rollenmodell inkl. der Verantwortlichkeiten [00:08:30]
  • Bewertung der Anforderungen [00:13:30]
  • Tools, die das Anforderungsmanagement unterstützen [00:15:00]
  • Reporting rundet ein gutes Anforderungsmanagement ab [00:16:05]
  • Anforderungsmanagement im Unternehmen verankern [00:17:00]

Mich würde es freuen, wenn Sie ein kurzes Feedback hinterlassen, wie Ihnen die Folge gefallen hat und Sie mit diskutieren, was beim Anforderungsmanagement zu beachten ist.

Wofür ist proaktives Anforderungsmanagement gut?

Wozu sollte man sich eigentlich überhaupt mit dem Thema Anforderungsmanagement oder im Englischen auch dem Thema „Demand Management“ beschäftigen?

Zunächst einmal bekommen sie als IT-Abteilung immer recht viele Anfragen vom Fachbereich oder neue Themen, die irgendwo anstehen. Und da müssen Sie entscheiden, was Sie zuerst machen und was sie danach machen und so weiter.

Und zum zweiten sollten Sie auch in der Lage sein zu gucken, was ist eigentlich genau der Hintergrund dieser Anfrage? Was ist der eigentliche Nutzen davon, dass Sie jetzt dieses Thema umsetzen? Was ist die genaue Anforderung, der Sinn und Zweck? Und so weiter. Dass Sie das eben richtig verstehen und dann auch in der IT richtig implementieren können.

Anforderungen proaktiv abfragen, statt zu warten bis der Fachbereich kommt

Und jetzt ist es häufig so, dass man sich erst einmal entspannt zurücklehnt und wartet bis der Fachbereich kommt und im Zweifelsfall die IT irgendwie einbindet oder durch irgendwelche Einkaufsprozesse die IT dann letztendlich irgendwann eingebunden werden muss. Und dann wird man mal aktiv. Und meine Vorstellung ist eigentlich so, dass Sie sagen: Ich möchte eigentlich eine proaktive IT. #00:02:08-2#

Das heißt, ich möchte eigentlich selber schon mal den Impuls setzen beim Fachbereich auch zu überlegen: Wie sieht es denn aus? Was wollen wir denn an neuen Themen dieses Jahr umsetzen oder vielleicht quartalsweise? Gespräche mit den Fachbereichen führen mit den jeweiligen Ansprechpartnern und schauen, was denn da sich abzeichnet an Themen und wie man damit eben umgehen kann und was sich da für mögliche Potenziale für die IT daraus ergeben oder eben halt auch an Projektmöglichkeiten und dass Sie so schon mal rechtzeitig die Lösung evaluieren können.

Und das ist aus meiner Sicht der Sinn und Zweck eines Anforderungsmanagements, dass Sie aus der reaktiven Welt etwas rauskommen in eine proaktive Welt, als Sie selber sozusagen am Schiffsruder stehen und Ihr Schiff dann auch steuern können. Und dabei hilft eben ein Anforderungsmanagement, weil Sie dann wissen, was für Themen zumindest jetzt mal kurzfristig und mittelfristig bei ihrer IT dann auch auflaufen und die Mitarbeiter dann auch an Themen stemmen müssen. #00:03:10-0#

Was gehört zu einem guten Anforderungsmanagement?

Erstmal, dass Sie ein (1) grobes Prozessmodell haben, also ein Anforderungsprozessmodell und wissen, wie sieht denn eigentlich so ein Anforderungsprozess aus? Jetzt mal so rein idealtypisch.

Und der zweite Punkt ist das Thema (2) Demand Governance, also Steuerung und Rollenmodell. Wer ist für was zuständig? Wie können Sie das abbilden? Das sollten Sie auch aus meiner Sicht festlegen.

Der dritte Punkt wäre das Thema Einordnung der Anforderungen. Also wie bewerte ich diese Anforderungen, die ich dann mit dem Fachbereich diskutiere oder andersrum. Ich kann ja auch aus der IT Anforderungen haben. Wie gehe ich damit um, dass die nicht immer unter den Tisch fallen? Das ist auch etwas, das hört man auch häufig in der IT-Abteilung, dass sie sagen: Ja wir haben so viel zu tun mit den Fachbereichsanforderungen, wir kommen gar nicht mehr dazu irgendwelche wichtigen Server-Umstellungen zu machen oder irgendwelche wichtigen Sicherheitsthemen anzugehen und so weiter. #00:04:01-7#

Weil diese Anforderungen einfach keine Priorität haben und dass Sie dann ein (3) Bewertungsmodell entwickeln vielleicht, wie Sie dann auch eine faire Abwägung machen oder auch eine sinnvolle Abwägung fürs Unternehmen. Was für Anforderungen denn durchgehen müssen. Vielleicht auch, weil sie einfach erforderlich sind aus sicherheitstechnischen Gründen oder sonstigen regulatorischen Rahmenbedingungen, kann es ja schon mal geben, dass sie diese einfach dann direkt schneller umsetzen müssen und nicht erst auf den letzten Drücker umsetzen können und dann eben bestimmte andere Anforderungen auch dagegen gewertet werden.

Der vierte Punkt, dass Sie sich überlegen, mit welchen Werkzeugen und Bausteinen möchte ich da eigentlich mein Demand Management, also mein Anforderungsmanagement steuern. Bestimmte (4) Tools und Hilfsmittel können da ganz wertvoll sein.

Und dann, dass Sie sich auch überlegen: Wie kann ich eigentlich den Anforderungsmanagementstand reporten? Was kann ich jetzt eigentlich daraus ziehen, dass ich das jetzt mit dem Prozess mache. #00:05:04-7#

Das heißt, Sie könnten eigentlich ein (5) Reporting haben, wo die Anzahl Ihrer Anforderungen drin ist, wo bestimmte Bewertungskriterien angezeigt werden, dass Sie sehen, wie viele von den Anforderungen sind momentan in Bearbeitung? Welche sind noch auf der Warteposition? In welchem Stadium ist quasi diese Anfrage oder diese Anforderung? Da gehe ich gleich nochmal im Prozessmodell genauer drauf ein.

Und dass Sie dann im sechsten Schritt eben überlegen: Wie kann ich jetzt diese Anforderung umsetzen? Mit der (6) Roadmap und einem Konzept, wie Sie dieses Thema dann auch angehen und die Veränderungen dann auch letztendlich implementieren und verankern in der Organisation.

Also das sind so eigentlich die sechs groben Oberpunkte, nach denen man aus meiner Sicht ein Anforderungsmanagement professionell gestalten kann und vor allen Dingen auch proaktiv gestalten kann. #00:05:56-6#

Also, dass Sie da einfach selber ein Stück weit in die handelnde Position kommen und nicht immer nur getrieben sind vom Fachbereich, der jetzt irgendwie vor Ihrer Tür steht und sagt: Ich hätte jetzt aber noch ganz dringend hier dieses und jenes Thema.

Ein grobes Prozessmodell hilft den Ablauf zu steuern

Und der erste Schritt ist wie gesagt dieses Prozessmodell, dass Sie sich mal Gedanken machen darüber, wie läuft es bei Ihnen heute ab? Was sind standardmäßig Anforderungen, die so reinkommen? Und über welche Kanäle kommen die? Vielleicht haben Sie auch schon ein Ticket-Tool oder bestimmte andere Tools, wo Sie das schon drüber abfangen. Und da ist eben wichtig, was ist denn da für ein Workflow dahinter? Was ist eigentlich der Prozess dahinter?

Vier Phasen des Anforderungsmanagementprozesses

Zunächst einmal empfiehlt es sich einmal so 4 grobe Kategorien in so einem Anforderungsmanagementprozess zu unterscheiden.

Zunächst einmal sammele ich und ordne ich alle Anforderungen. Dann entscheide ich darüber, mache ich das oder mache ich das nicht oder in welcher Reihenfolge mache ich das? Und dann geht’s in die Umsetzung. Und als vierter Schritt kommt die Übergabe, dass ich quasi die fertige Lösung letztendlich auch beim Kunden oder beim Nutzer installiere oder bereitstelle und der dann damit arbeiten kann und der eigentlich geplante Nutzen von der Anforderung dann auch realisiert wird. #00:07:13-5#

So ist die Überlegung. Also, dass ich quasi Phase 1 habe, wo ich sammele, ordne. Phase 2 Anforderungen erfasse, klassifiziere, schon mal spezifiziere. Was möchte ich eigentlich in der Entscheidungsphase? Eben zu schauen, was ist das Bewertungsmodell? Wie verhält sich eben da die Anforderung da drin? Ich habe schon eine Priorisierung an der Stelle. Ich brauche auch schon ein Budget für mein Vorhaben.

Ich schau auch schon mal nach dem Projekt Portfolio, wie ich das da einsortieren kann. All diese Themen sind an der Stelle wichtig. Und wenn es dann in die Phase 3 Umsetzung geht, dann ist es eigentlich ein klassisches Projekt. Das heißt, ich habe an der Stelle dann ein Projekt gestartet und habe meine klassischen Phasen im Projekt je nach Vorgehensmodell, was ich da anwende, wie das Ganze dann abläuft. #00:08:03-6#

Das heißt an der Stelle, wenn ich mit dem Projekt fertig bin, ist insofern auch eigentlich schon fast meine Anforderung wieder geschlossen, weil ich übergebe in Phase 4 das Ergebnis dann am Ende eben wieder an den Kunden oder an den Fachbereich und habe dann meine Anforderungen beschlossen und dieser Demand oder diese Anforderungen ist dann auch in meinem Reporting als geschlossen gekennzeichnet.

So das sind eigentlich so die groben Phasen aus meiner Sicht, über die man sich Gedanken machen sollte, wie man das Ganze dann eben abbildet.

Demand Management benötigt Governance und ein Rollenmodell inkl. der Verantwortlichkeiten

Und damit das in Ihrer Organisation auch zum Leben erweckt wird, macht es Sinn, dass Sie nicht nur den Prozess haben, also der ist natürlich super wichtig, das ist der erste Schritt auf jeden Fall. Wenn Sie den Prozess haben und für sich für Ihr Unternehmen die einzelnen Prozessschritte für sich klar haben, wie Sie das einleiten wollen oder wie Sie auch auf Ihre Fachbereiche zugehen wollen und vielleicht in welchen Abständen turnusmäßig irgendwie bestimmte Gespräche haben, dann empfiehlt sich das auch die Rollen und Verantwortlichkeiten festzulegen. #00:09:10-2#

Erfahrungsgemäß ist da immer so eine RACI Matrix ganz gut. Wo Sie sagen: Okay wer ist responsable, wer ist wirklich verantwortlich auch für die Umsetzung? Wer ist accountable, ist insofern verantwortlich, also trägt die Verantwortung sozusagen, wie man so schön sagt. Wer wird Consult, also wer ist beratend bei dem Thema dabei. Und das I von der RACI Matrix steht für „inform“. Also wer wird informiert über bestimmte Themen. Und dann ist diese RACI Matrix immer so aufgebaut, dass sie diese Prozessschritte haben und dann können Sie die einzelnen Rollen eintragen und bei der Kreuzung, also der jeweiligen Zeilen und Spalten, tragen Sie dann ein, ob es ein R, ein A, ein C oder ein I ist für die jeweilige Rolle und den Prozessschritt. Und klassischerweise hat man eben im Anforderungsprozess verschiedene Rollen. Ich nenne jetzt einfach mal ein paar, die eigentlich aus meiner Erfahrung typischerweise vorkommen. #00:10:08-4#

Also Sie haben zunächst einmal natürlich den Anforderer, das heißt derjenige, der was von ihnen möchte, der eine Anfrage hat, der ein Bedürfnis hat, eine IT-Lösung zu erhalten. Das ist Ihr Anforderer. Dann haben Sie vielleicht in irgendeiner Form jemanden aus der IT der als fachlicher Ansprechpartner dient, also jemand der das eigentlich aus Ihrer IT-Sicht her verantwortet. Den würden Sie als IT-Ansprechpartner oder sowas eben, als IT-Experten irgendwo haben.

Und dann haben Sie, ganz wichtig, den Demand Manager. Das müssen gar nicht viele Personen in der Organisation sein. Aber es sollten schon so viele sein, dass Sie die Anzahl der Anfragen auch überblicken können und auch entsprechend managen können und der Demand Manager ist eigentlich quasi die Person, die die Anforderungen vom Start, also vom Beginn des Prozesses bis zum Übergeben an den Kunden sozusagen managt und überwacht und koordiniert und schaut, dass auch alles so wie eigentlich vereinbart dann letztendlich auch beim Kunden eintrifft oder bei ihrem Fachbereich und bei dem bei dem Nutzer der Software. #00:11:18-9#

Und diese Rolle ist halt extrem wichtig, weil klar, überwacht eigentlich diesen ganzen Prozess oder steuert auch diesen ganzen Prozess und ist insofern da immer eingebunden. Ist jetzt nicht der Super IT-Fachexperte für alles Mögliche. Das ist ganz wichtig, weil der Anforderungsmanager an der Stelle holt sich immer die jeweiligen Experten dazu. Das heißt, Sie brauchen immer die passenden IT-experten, die der Demand Manager dann einschalten kann, um eben die Entscheidung zu treffen, vielleicht eine Risikoeinschätzung zu machen, eine Budget-Abschätzung zu machen und so weiter. Dann haben Sie eben die einzelnen IT-Fachbereiche, die zur Verfügung stehen, wenn es dann Rückfragen gibt. #00:12:01-7#

Eine wichtige Rolle ist auch der Unternehmensarchitekt und der technische Architekt, wenn Sie solche Rollen im Unternehmen haben. Also die dann schauen, diese Anforderungen, die wir jetzt da vorliegen haben, passt die eigentlich überhaupt zu unseren Unternehmensarchitekturvorgaben? Also entspricht die unseren Architekturprinzipien, entspricht die bestimmten Vorgehensweisen oder Sachen, die wir gesagt haben, die wir so umsetzen möchten? Zum Beispiel gibt es bestimmte Schnittstellenformate oder oder oder.

Das heißt, diese technischen Anforderungen sollten eben auch analysiert werden, bevor man die Anforderung durchwinkt und freigibt. Und der Einkauf spielt normalerweise immer eine Rolle. Der hat auch immer einen Anteil daran. Das heißt, auch der wird irgendwann im Rahmen des Prozesses benötigt. Genauso wie ein Risikomanager, der kann durchaus nochmal hinzugezogen werden müssen, je nachdem wie die Bewertung eben dieses Demands ausfällt. Dann ganz klar, zur Umsetzung brauchen Sie einen Projektleiter, je nach Projektmethodik oder ein Product Owner nach Scrum und so weiter. #00:13:06-5#

Projekt-Teams brauchen Sie und ein Projekt Steering und eben an der Stelle sind Sie dann eigentlich schon in der Umsetzung. Und wenn die Umsetzung abgeschlossen ist, geht es wieder zurück an die Demand Manager, der dann eben den Demand oder diese Anforderung letztendlich schließt, also der Anforderungsmanager.

Bewertung der Anforderungen

Und ja, das habe ich schon gesagt, das Bewertungsmodell ist aus meiner Sicht total wichtig, einfach um die Anforderungen zu klassifizieren und zu überlegen: Habe ich hier eine lokale Anforderung, die nur einen Bereich meines Unternehmens betrifft? Habe ich eine globale Anforderung? Also hat das Auswirkungen auf wirklich das ganze Unternehmen, auf die globale Organisation. Ist es eine fachliche Anforderung? Ist es eine IT-Anforderung? Hat dies strategische Auswirkungen? Und so weiter. Oder ist es eine strategisch motivierte Anforderung? #00:13:58-8#

Und dass Sie das alles bewerten und eben wie gesagt, eine faire Bewertung haben, also das wirklich auch die Demands durchkommen, die dem Unternehmen am meisten nützen. Also nicht irgendwie so nach dem Motto: Hier ist irgendwie, ja die mögen wir lieber als die und so nach Gutdünken, sondern eher schon nach wirklich harten Fakten und nach bestimmten Rahmenparametern, die Sie eben für sich festgelegt haben für Ihre Organisation.

Weil dann wird das Ganze auch einfach ein Stück weit transparenter und Sie gewinnen auch an Vertrauen bei der Fachabteilung, weil die ganz genau wissen: Okay, da kann ich jetzt etwas hingeben. Da ist jemand, der bespricht das mit mir und ich bekomme dann auch letztendlich das, was ich möchte und durch das pro-aktive erkennen Sie viel, viel früher, wo dem Fachbereich eigentlich der Schuh drückt und wo drüber sie sich immer wieder Gedanken machen und Sie können viel früher eben schauen, was sich da machen lässt und ob es da Möglichkeiten gibt. #00:14:57-8#

Tools, die das Anforderungsmanagement unterstützen

Und mit den Werkzeugen und Tools, die Sie dann einsetzen können, haben Sie die Möglichkeit diesen ganzen Prozess zu begleiten und im Tool abzubilden, dass Sie jederzeit sehen, in welchem Status befindet sich ihr Demand. Und dann über dieses Thema auch ein entsprechendes Reporting des Anforderungsmanagements zu machen. Also es ist dann vielleicht auch ganz interessant zu sehen: Okay, wie viele Anforderungen haben wir – in Anführungsstrichen – in der Pipeline. Also stehen schon in der Warteposition und werden noch nicht angefangen. Aber fangen vielleicht im nächsten Monat an. Welche sind gerade vielleicht schon vom Budget her freigegeben worden und so weiter.

Dass Sie das als Vorstufe zu Ihrem Projektmanagement schon haben und aus dem Anforderungsmanagement haben Sie dann die Schnittstelle ins Projektportfoliomanagement, wo Sie dann eigentlich das gesamte Projektportfolio steuern, was Sie in der Regel alles schon implementiert haben und das Anforderungsmanagement ist quasi nur der Zulieferer zum Projektportfoliomanagement und orchestriert, wenn Sie so wollen, diese verschiedenen Einzelthemen halt als eine gesamte Kette über diesen gesamten Prozess. #00:16:07-3#

Reporting rundet ein gutes Anforderungsmanagement ab

Von der Idee beim Fachbereich, beim Anforderer bis hin zur Übergabe und alles, was dazwischenliegt, sollte eigentlich über den Anforderungsmanager koordiniert werden. Und der hat diese Aufgabe, das alles zu managen.

Und eben bei dem Reporting haben Sie dann auch die Gelegenheit zu schauen: Ist es denn noch so wie vereinbart? Haben wir hier irgendwo bestimmte Schwierigkeiten oder läuft alles so wie es gedacht ist?

Und wenn Sie so ein Anforderungsmanagement einführen, dann ist es am Anfang, ja ich will schon sagen eine kleine Umstellung für die Mitarbeiter. Also falls sie sowas noch nicht haben oder noch nicht so in so einer proaktiven prozessorientierten Form, dann ist es echt schon eine Umstellung für die Mitarbeiter, weil die ja plötzlich müssen die aufschreiben, was sie machen. Die müssen ja dokumentieren, transparent machen, was sie denn machen und wonach sie auch entscheiden. #00:17:06-5#

Anforderungsmanagement im Unternehmen verankern

Gerade in der IT hat man das immer wieder, da kommen dann doch irgendwie Anfragen per Zuruf und Telefon. Kannst du nicht mal eben und mach doch mal kurz und man kennt sich vielleicht auch schon lange. Das ist auch alles gut und das wird natürlich zunächst mal ein Stück weit, man könnte es positiv formulieren, professionalisiert für die Mitarbeiter. Aus deren Sicht ist es aber auch häufig, ja das wird jetzt alles erst mal langsamer. Das wird an manchen Stellen vielleicht tatsächlich erst einmal langsamer.

Sie schaffen es aber damit auch eine Gesamttransparenz zu erreichen und zu überlegen: Ist es diese Anforderung Wert umgesetzt zu werden? Das heißt im Endeffekt, können Sie damit auch viel, viel Zeit schaffen für die wirklich wesentlichen Anforderungen und die Beschäftigtheit der IT insofern auch dahin lenken, dass sie beschäftigt ist mit Themen die dem Unternehmen nützen und die aus der Unternehmenssicht und aus der strategischen Sicht her wichtig und wesentlich sind und nicht die irgendjemand gerade mal im Flur zugerufen hat. #00:18:13-3#

Das ist nämlich ganz ganz wichtig, weil Sie kennen es vielleicht. Sagen die Leute: Oh wir haben jetzt gerade so viel zu tun, haben wir leider gerade keine Zeit für, obwohl das vielleicht eigentlich ein super wichtiges Thema ist. Und mit diesem Anforderungsmanagement haben Sie eben dieses Vehikel und dieses Tool und den Prozess, dass Sie in der Lage sind eben diese Anforderungen transparent zu machen und zu schauen, welche sind fürs Unternehmen wichtig.

Und die dann auch umzusetzen und eben nur noch diesen Kanal zu nutzen und damit eben auch zu schauen, wie viel Zeit verwenden Sie denn eigentlich wirklich für die einzelnen Tätigkeiten und für die einzelnen Anforderungen? Und dann eben das auch erfolgreich umzusetzen.

Und auch ganz wichtig. Dieses Anforderungsmanagement zu haben, wenn Sie bestimmte Themen aus der Strategie heraus haben, aus Ihrer IT-Strategie, dass Sie die eben auch über diesen Anforderungsmanagementprozess eingeben können und die dann auch über das Bewertungsmodell bewertet werden und berücksichtigt werden, vielleicht dann mit entsprechenden Markern, strategisch relevant und so weiter. #00:19:17-6#

Und da gibt es die diversesten Möglichkeiten, wie man so ein Bewertungsmodell aufsetzen kann. Nach Punktesystem und so weiter und dass Sie dann auch diese Anforderung da reinbringen und dann entsprechend auch planen mit Maßnahmen und so ihre Projekte dann auch zu Ende bringen können.

Gut ja. Dann würde ich sagen sind wir für diese Folge auch schon wieder am Ende. Ich würde mich freuen über Ihr Feedback. Haben Sie Anforderungsmanagement implementiert? Wie haben Sie es implementiert? Was sind Vor- und Nachteile, die Sie sehen? Was sind vielleicht Umsetzungsmöglichkeiten, die Sie mit anderen CIOs und IT-Managern teilen möchten? Sie können da gerne fleißig diskutieren. Also, wenn Sie einen Kommentar oder Ihr Feedback dalassen möchten, würde ich mich freuen. Vielen Dank und bis zum nächsten Mal. #00:20:31-4#

Bildnachweis: © CC0 Public Domain/ pixabay.com

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