CIO 046 – Strategische IT-Roadmap erstellen für die Operationalisierung der IT-Strategie

IT-Strategie umsetzen

IT-Strategie umsetzen

Hallo und herzlich willkommen zur CIO Podcast Folge 46. In der heutigen Folge geht es um die Entwicklung einer strategischen IT-Roadmap und damit um die Operationalisierung und Umsetzung der IT-Strategie.

Folgende Aspekte werden in der Podcast-Folge besprochen:

  • Entwicklung und Kommunikation der IT-Strategie [00:00:30]
  • Strategische Maßnahmen ableiten und priorisieren [00:02:00]
  • Maßnahmen umsetzen und IT-Strategie operationalisieren [00:06:30]
  • IT-Strategie Review in regelmäßigen Abständen [00:10:15]

Viel Spaß beim Hören des Podcasts. Ich freue mich, wenn Sie ein kurzes Feedback hinterlassen, wie Ihnen die Folge gefallen hat und Sie mit diskutieren.

Podcast als Text

Entwicklung und Kommunikation der IT-Strategie

In der heutigen Folge geht es darum, was Sie machen, wenn Sie schon Ihre IT-Strategie erstellt haben. Es geht um die Erstellung einer IT-Roadmap für strategische Maßnahmen und deren Umsetzung. Sie haben jetzt Ihre Strategie entwickelt, erstmal herzlichen Glückwunsch!

Doch die Frage ist, was machen Sie denn jetzt?

Jetzt haben Sie die Strategie entwickelt, wahrscheinlich haben Sie sie auch schon kommuniziert. Der nächste Schritt wäre jetzt erstmal die zu kommunizieren. Da habe ich in der Folge 30 schon mit Sören Wendt drüber gesprochen, wie man so eine Strategie am besten kommuniziert und ein paar Tipps dazu, zur Kommunikation, können Sie auch noch von Dr. Werner Dieball aus der Folge 39 raushören. Ich hoffe, die beiden Folgen helfen Ihnen da vielleicht schon mal bei der Kommunikation.

Jetzt haben Sie alles kommuniziert, das ist doch super. Reicht das nicht? Jetzt wissen Ihre Mitarbeiter Bescheid und sie sagen Klasse, das ist doch super. Jetzt fehlt nur noch das Doing. Kennen Sie solche Sätze? Sagen Sie das womöglich selber? Viele CIOs oder viele Führungskräfte sagen, wunderbar, ich habe jetzt strategisch gedacht, ich habe jetzt alles überlegt, jetzt habe ich das kommuniziert und ist doch wunderbar, das muss doch eigentlich jetzt von alleine gehen? Das muss sich doch eigentlich von alleine einstellen, dass das Ganze umgesetzt wird? Gut, Sie und wissen wahrscheinlich, dass das nicht so ist. #00:02:01.6#

Strategische Maßnahmen ableiten und priorisieren

Jetzt ist die Frage: Wie macht man denn das Doing?

Wie macht man die Strategieumsetzung, wie plant man das, dass das alles entsprechend funktioniert und Sie letztendlich mit Ihrer Organisation auch das gewünschte Ziel erreichen. Weil wir wissen alle, die Strategie ist im Grunde etwas, wo Sie sagen, wir haben ein gewisses Ziel festgelegt in der Zukunft, zu einem bestimmten Zeitpunkt möchten wir da sein und die Strategie beschreibt einen möglichen Weg, wie Sie da hinkommen. Vielleicht beschreibt sie auch einen bisschen breiteren Pfad, wie Sie dahinkommen können. Aber im Grunde ist das mal eine Zielrichtung und ein Weg.

Jetzt ist die große Frage: Mit diesen Leitsätzen, die Sie sich da gegeben haben in der Strategie, wie setzen Sie das in die Tat um? Da geht es darum aus diesem breiteren Pfad, aus diesem breiteren Weg, den Sie sich da überlegt haben, jetzt wirklich einen konkreten Pfad zu erstellen, also strategische Maßnahmen abzuleiten, damit Sie den Zielzustand erreichen. #00:03:02.5#

Grundlegendes zur Erstellung einer strategischen IT-Roadmap

Da ist jetzt die Frage: Wie machen wir das, dass danach eine IT-Roadmap rauskommt und Ihre Mitarbeiter da mitziehen und die letztendlich sagen, wunderbar, jetzt wissen wir genau, was wir zu tun haben, weil die Strategie für viele Mitarbeiter häufig schön ist, die können das auch verstehen und die wissen auch, okay, das macht auch Sinn, aber die fragen sich dann immer, was macht das denn mit meinem persönlichen Arbeitsalltag? Was genau muss ich denn jetzt ändern? Das ist immer für Mitarbeiter natürlich ein wichtiger Punkt.

Wenn Sie jetzt Maßnahmen ableiten, dann können Sie sagen, okay, wir haben jetzt diese konkreten Maßnahmen und die werden jetzt nach und nach abgearbeitet. Da kommt man dann in dieses Doing rein, von dem ich eben sprach. Das passiert nicht ganz von alleine. Wir müssten erstmal hergehen und diese Maßnahmen, diese strategischen Maßnahmen ableiten. Wie macht man das cleverer Weise? Man überlegt sich, okay, welchen konkreten Weg wollen Sie denn einschlagen, damit Sie Ihre Leitsätze aus der Strategie auch umsetzen können? #00:04:00.5#

Jetzt haben Sie sagen wir mal 20, 30, 40 Maßnahmen abgeleitet, mehr sollten es glaube ich nicht werden, sonst wird es ein bisschen unübersichtlich. Machen Sie aus Maßnahmen ruhig so kleine Cluster, so dass Sie sagen, okay, das ist jetzt mal so ein Paket, das kann man zusammen abarbeiten, das muss jetzt nicht extrem kleinteilig sein.

Priorisieren der Maßnahmen und Zuordnung von Verantwortlichkeiten

Dann würden Sie hergehen sagen, okay, jetzt habe ich die Maßnahmen, was muss ich denn da priorisiert mal als Erstes machen? Sie würden das Ganze also priorisieren und überlegen, okay, naja, das und das und das wären so unsere Priorisierungskriterien, die sind auch von Organisation zu Organisation unterschiedlich, die würden Sie festlegen und sagen, okay, danach priorisieren wir jetzt mal die Themen.

Dann macht es immer Sinn, dass Sie sagen, okay, wer ist denn jetzt konkret verantwortlich? Also hinter jeder Maßnahme müssen Sie auch eine Verantwortlichkeit haben. Das macht auf jeden Fall Sinn und da kommen dann wieder die Mitarbeiter ins Spiel, die sich fragen, was macht das denn jetzt mit meinem persönlichen Arbeitsalltag? Wenn da jetzt Leute natürlich für bestimmte Sachen verantwortlich sind, dann wissen die, was das mit ihrem persönlichen Arbeitsalltag macht und finden das dann relativ schnell auch in ihrem Arbeitsalltag wieder. #00:05:08.4#

Da ist jetzt der Punkt, diese ganzen Maßnahmen, ich habe eben mal gesagt 20, 30, 40 könnten es durchaus sein, vielleicht haben Sie auch nur 10, vielleicht haben Sie aber auch 50, das kommt drauf an wie Sie das schneiden.

Richtigen Zeithorizont für die IT-Roadmap festlegen

Jetzt haben Sie diese Maßnahmen und eine Strategie ist auch etwas, das ist jetzt nicht irgendwie in 6 Monaten zu Ende oder in einem Jahr zu Ende, sondern Sie haben einen gewissen Zeitplan dahinter.

Ich sage jetzt einfach mal, vielleicht haben Sie eine Strategie für die nächsten 3 bis 5 Jahre erstellt. Dann wäre jetzt auch eine unterschiedliche Herangehensweise für so eine IT-Roadmap. Es gibt jetzt so die eine Kategorie, die sagt, okay, wunderbar, ich habe jetzt diese 40 Maßnahmen, ich plane das jetzt für die nächsten 5 Jahre und dann ist gut, dann ist ja fertig. Die anderen würden vielleicht sagen, okay, wunder, ich plane die ersten 6 Monate und danach gucken wir mal so. Das sind jetzt vielleicht so zwei Extreme.

Jetzt ist die Frage, wie setzt man diese IT-Roadmap auch vom Zeithorizont her auf? #00:05:59.0#

Meine Empfehlung wäre an der Stelle mal so ein Jahr zu planen. Ein Jahr ist insofern übersichtlich, dass man sagen kann, okay, ich kann noch justieren, also zumindest im Detail 1 Jahr zu planen. Dass Sie quasi diese ganzen Maßnahmen mal über die Zeit auf der IT-Roadmap-Achse verteilen, ist auf jeden Fall sinnvoll und dann mal konkret zu gucken, was können wir eigentlich in dem einen Jahr hinbekommen? Was passt da rein an Themen?

Maßnahmen umsetzen und IT-Strategie operationalisieren

Und dann wirklich die ersten strategischen Maßnahmen, die Sie da eingeplant haben in Ihre IT-Roadmap, auch tatsächlich umzusetzen. Dieses erste Jahr, was Sie im Detail geplant haben, wirklich mal konkret zu planen wie ein Projekt, also mit Projektzielen, mit Zeitvorgaben, mit Budget und so weiter.

Jetzt fragen sich viele, gut, wir haben unsere Planungen schon gemacht, Budgetplanung fürs Jahr ist schon um, und jetzt haben wir plötzlich noch so strategische Projekte dazu. Hm! Das ist eigentlich genau der Punkt und das wird Ihnen immer so passieren, dass Sie dann auch wieder diese strategischen Projekte in das klassische Projektmanagement und Ihr Multiprojektmanagement und Projektportfolio mit reinplanen müssen. #00:07:10.1#

Das heißt das läuft nicht völlig getrennt und losgelöst voneinander, sondern das ist jetzt der Punkt, wo die strategischen Maßnahmen operationalisiert werden. Die werden also auch genau wie alle anderen angeforderten Projekte, sei es Projekte, die aus der IT herauskommen, Projekte, die über Ihre Fachbereiche vielleicht über ein Anforderungsmanagement bei Ihnen eintreffen, all diese Themen werden jetzt gebündelt und in ein IT-Projektportfolio eingeplant. Weil das geht gar nicht anders.

Sie haben nur eine IT-Organisation, Sie brauchen genau diese eine IT-Organisation, um Ihre operativen Projekte umzusetzen, aber genauso auch, um Ihre strategischen Projekte umzusetzen. Das heißt Sie greifen auf die gleichen Ressourcen zu, Sie greifen auf die gleichen Mitarbeiter, Menschen, vielleicht sogar auf die gleichen Externen zu und die wollen auch geplant sein und wissen, wann muss ich denn was machen. #00:08:01.9#

Genauso kommen Sie genau an der Stelle in die Operationalisierung Ihrer IT-Strategie und aus diesem lapidaren Satz, jetzt fehlt nur noch das Doing, werden konkrete Anweisungen und Handlungsanweisungen in Form von Projekten für Ihr IT-Team. Wenn Sie jetzt dieses Projektportfolio einmal erstellt haben für zum Beispiel dieses eine Jahr, dann haben Sie eine gewisse Priorisierung und stellen fest, okay, wie hoch priorisiert nehmen wir denn die strategischen Projekte mit ins Portfolio?

In der Regel ist es so, genau an dem Punkt stellen Kunden fest, okay, ich muss jetzt nochmal gucken wie ich mein Portfolio priorisiere, weil vielleicht habe ich in meinen Kriterien und in meiner Priorisierung noch gar keinen Mechanismus drin, der auch so strategische Themen mitaufnimmt. Da kann ich nur empfehlen, gucken Sie mal in Ihr IT-Projektportfoliomanagement rein, was Sie für Themen priorisieren, wie Sie die priorisieren und wie Sie auch strategische Themen da eintakten möchten. #00:09:07.8#

Bekommen die qua ihrer strategischen Bedeutung schon eine höhere Punktzahl in der Bewertung oder nicht und wie läuft das dann? Da kann ich wirklich nur empfehlen, auch in der Umsetzung, machen Sie das ganz klassisch nach einem Projektmanagement, wirklich mit Projektsteuerung auch der strategischen Themen. Wenn die Themen ins Portfolio eingepflegt sind, abarbeiten und dann auch wirklich steuern, sind die Ziele erreicht und so weiter. Dann kommen Sie an den Punkt, wo Sie sagen, okay, jetzt kann ich gucken, in einem halben Jahr können Sie sehen, wie sich das entwickelt. Dann können Sie die IT-Roadmap auch fortschreiben, dann sehen Sie plötzlich, okay, die Themen, die treten wirklich so ein wie geplant, die werden rechtzeitig fertig. Das gibt es immer, Sie haben vielleicht Themen, die ziehen sich vielleicht noch ein, zwei Monate und Sie haben eine gewisse Verschiebung drin. #00:10:01.7#

Jetzt haben sie aber den Vorteil, wenn Sie nicht die ganze IT-Roadmap für die Strategie bis ins Detail schon über 5 Jahre planen, dass Sie alles verschieben müssen, was danach kommt, sondern Sie sehen im Grunde dann, okay, wie leicht oder wie schwer tun wir uns denn mit dem 1. Jahr, was wir jetzt geplant haben?

IT-Strategie Review in regelmäßigen Abständen

Wie realistisch ist das, was wir in der Strategie geplant haben? Sie kommen dann auch wieder in so einen Prozess rein, die Strategie vielleicht auch nochmal zu überdenken und zu überarbeiten. Nicht grundlegend, weil so gewisse Ziele bleiben sicherlich gleich, aber dann kommen Sie wieder in den Mechanismus, wo ich auch schon öfters mal drüber gesprochen habe, dass die Strategie kein fest in Stein gemeißeltes Papier ist, sondern Sie stellen dann fest, okay, hat sich mein Umfeld verändert, haben sich gewisse Rahmenparameter oder Annahmen verändert? #00:10:50.9#

Der IT-Strategie Prozess

Sie können quasi nach dem Jahr nochmal in der Gruppe bzw. in Ihrem Managementteam mit der Organisation über die IT-Strategie schauen und überlegen, passt das alles noch oder passt das nicht mehr? Sie können die IT-Strategie anpassen, die Maßnahmen wieder ableiten und die Maßnahmen nochmal checken. Passen die so? Kommen neue dazu? Fallen vielleicht falsche Weg, weil Sie vielleicht festgestellt haben, dass Sie gewisse Sachen so nicht mehr weiterverfolgen oder andere Sachen mit dazunehmen, die Sie vielleicht vor einem Jahr noch gar nicht so richtig im Strategiepapier hatten.

So stellen Sie fest, dass Sie quasi in einen turnusmäßigen Strategieprozess kommen, der auch ganz wichtig operativ Auswirkungen hat. Nur so funktioniert das mit der Strategie aus meiner Sicht. Wenn Sie schöne Unterlagen und Papiere und Präsentationen erstellen, ist das gut, das ist besser als gar nichts zu haben, aber das verändert nichts in Ihrer Organisation.

Veränderung in der IT-Organisation anstoßen und begleiten

Der wirkliche Veränderungsprozess, der setzt ein, wenn Sie in die Projektüberführung gehen, wenn Sie in die Operationalisierung der Strategie durch Maßnahmen gehen und dieser Veränderungsprozess, das ist das, was wir eigentlich anstoßen wollen. #00:12:00.9#

Weil häufig sind das auch Themen, die gar nicht so sehr mit Technik oder mit Projektteams zu tun haben, sondern vielmehr auch damit, dass sich die IT-Organisation weiterentwickelt und irgendwo hin entwickelt. Das passiert auch durch diese Projekte, die Sie anstoßen. Das heißt eine gewisse Organisationsentwicklung, die findet unweigerlich mit den strategischen Projekten statt, die Sie anstoßen.

Diesen Prozess auch aufrecht zu halten, den müssen Sie natürlich auch managen und steuern, aber der ist total wertvoll und da werden Sie sehen wie groß die Veränderung ist und wie gut das funktioniert, wenn Sie diese Themen nach und nach umsetzen. Die IT-Organisation, das ist auch wichtig, nicht damit überfordern, dass Sie jetzt sagen, alle strategischen Maßnahmen sind sofort hochpriorisiert und die fangen alle gleichzeitig an, sondern eine clevere Aufteilung zu finden.

Was sind wirklich jetzt die Prioritätsthemen? Womit schaffen wir es auch den Veränderungsprozess in der Organisation anzustoßen, vielleicht sogar am stärksten anzustoßen, so dass dann wiederum neue Themen da drauf erst aufgebaut werden können. #00:13:08.3#

Sie müssen auch eine gewisse Basis schaffen letztendlich, um vielleicht gewisse schwierigere Themen oder noch strategischere Themen, die Sie in der Strategie geplant haben, überhaupt da drauf erst aufbauen zu können. Die brauchen die Basis, die Sie erst mal legen.

So wird im Grunde aus Ihrem Strategiepapier über die Maßnahmenableitung und deren Priorisierung Verantwortlichkeitszuteilungen oder Vereinbarungen mit entsprechenden verantwortlichen Projektleitern dann wiederum eine wirkliche Maßnahmenplanung, eine IT-Roadmap oder ein Multiprojektplan, wie Sie so wollen aus strategischen Maßnahmen, der dann umgesetzt wird und operationalisiert wird und so Stückchen für Stückchen für Stückchen Sie ein Schrittchen und Schrittchen näherbringt zu Ihrem Ziel, was Sie festgelegt haben und Ihre Organisation dann verändert und verbessert im Rahmen der Strategie. #00:14:07.8#

Vielleicht ein Punkt noch am Rande. Sie haben auch andere Themen, die weiterhin auf Ihre Organisationen zukommen. Das heißt Sie können nicht sagen, Sie machen jetzt nur noch Strategieprojekte. Deswegen das IT-Projektportfoliomanagement. Schauen Sie, dass Sie die Themen da reinmelden und da reinbringen und über das Portfolio, das Gesamtportfolio der IT diese Themen steuern in einem ausgewogenen Maß zu den operativen Themen, die Sie sowieso haben, die Ihre IT-Organisation und Ihr Unternehmen sowieso schon vereinbart haben im vielleicht letzten Budget-Prozess oder über ein Anforderungsmanagement, sodass das Hand in Hand läuft und die Mitarbeiter auch sehen, okay, wir machen an der einen Seite das Operative, wir machen auf der anderen Seite aber auch die strategischen Themen.

Wenn Sie das geschickt machen, ist das auch so, dass es von den Ressourcen her so aufgeteilt ist, dass die Mitarbeiter das auch stemmen können. #00:15:01.4# Dass es nicht so ist, dass sie das Gefühl haben, okay, da kommen jetzt noch 20 Themen on top, wie sollen wir das bloß alles machen.

Das ist glaube ich auch immer so ein Spagat, den man irgendwo hinbekommen muss, auch Sie als CIO, dass die IT-Organisation sich weiterentwickelt, aber nicht aufgrund von völliger Überforderung letztendlich irgendwie ins Stocken gerät. Das ist etwas, wo man sagen muss, okay, was ist noch verkraftbar und was können wir auch noch machen und welche Basis muss erstmal gelegt werden, um dann ein Schrittchen weiterzugehen.

Ich hoffe, der Podcast hat Ihnen gefallen, Sie haben ein paar Eindrücke bekommen, ein paar Ideen bekommen. Mich würde natürlich interessieren, wie Sie das handhaben, was Sie für Erfahrungen damit gemacht haben, Strategien umzusetzen, was gut lief, was nicht so lief. Sie Können mir gerne einen Kommentar da lassen oder eine E-Mail schreiben. Danke fürs Zuhören. #00:16:05.0#

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Bildnachweis: © CC0 Public Domain/ pixabay.com

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