CIO 050 – Sinn und Unsinn einer IT-Planung

Die IT-Planung nach wenigen Monaten...

Das IT-Budget ist oft schon nach wenigen Monaten „gesprengt“. Es geht in dieser Folge um die IT-Planung und das Aufstellen des IT-Budgets. Für viele CIOs und IT-Manager ist das eine Qual, denn es gibt immer wieder Kostendiskussionen und die verlangen der IT einiges ab. Wie Sie diese Diskussionen differenzieren können und welche Möglichkeiten es gibt, aus dieser einseitigen Diskussionsspirale zu entkommen, beschreibt Petra Koch in dieser CIO Podcast Folge.

Folgende Aspekte werden in der Podcast-Folge besprochen:

  • Sinn und Zweck der IT-Planung (00:30)
  • Kostenpositionen im IT-Budget bzw. der IT-Planung (8:30)
  • Möglichkeiten für die Optimierung der IT-Planung mit Hilfe von Budget Pools (11:30)

An dieser Stelle möchte ich erstmal Danke sagen, danke, dass Sie diese Podcast-Folge hören bzw. diese Seite besuchen, danke an alle regelmäßigen Hörerinnen und Hörer des Podcast. Es freut mich sehr, dass ich so viel Feedback von Ihnen bekomme, dass Sie mir Fragen senden, die ich ja teilweise dann auch in Hörerfragen beantworte oder einfach so direkt eins zu eins. 

Es freut mich, dass ich Ihnen mit dem Podcast ein paar Inspirationen und Anregungen geben kann und ich hoffe natürlich, dass Sie auch aus dieser und aus den weiteren Folgen entsprechende Anregungen mitnehmen können. Ich wünsche Ihnen allen ein frohes, gesundes und erfolgreiches neues Jahr 2019. 

Viel Spaß beim Hören des Podcasts. Ich freue mich, wenn Sie ein kurzes Feedback hinterlassen, wie Ihnen die Folge gefallen hat und Sie mit diskutieren.

Sinn und Zweck der IT-Planung

Für die heutige Folge habe ich mir mal ein ganz anderes Thema rausgesucht, was wir jetzt so bisher noch nicht hatten, nämlich den Sinn und Unsinn einer IT-Planung.

Sie kennen das, Sie müssen das alles machen, als CIO und IT-Manager stecken sie immer mittendrin in den IT-Budgetprozessen des Unternehmens, und was ist eigentlich denn jetzt der Sinn und der Zweck einer IT-Planung oder eines IT-Budget, was man halt jährlich aufstellt?

Viele sagen ja dann, ja, jetzt sind wir da gerade durch durch den Prozess, bei manchen Unternehmen ist das am Ende des Jahres, manche machen das Budget genau jetzt im Januar oder Anfang Februar vielleicht erst sogar und legen halt quasi diese Budgets fest. Haben Sie sich schon mal gefragt, was der Sinn und Zweck eines IT-Budgets ist? #00:01:57.0#

Ich frage mich das tatsächlich öfters, wenn ich manchmal sehe, wie dabei vorgegangen wird oder wenn mir das Leute erzählen, wie sie quasi ihr IT-Budget aufstellen.

Aus meiner Sicht ist der Sinn und Zweck einer Planung und auch einer IT-Planung die zielgerichtete Steuerung des Unternehmens, sodass Sie vorab planen, was Sie damit bewirken wollen und eben auch entlang der Strategie, die Sie festgelegt haben, ihre Maßnahmen, seien sie strategisch oder seien sie operativ, entsprechend finanziell auch zu planen, damit Sie wissen, wie viel Geld sie investieren können, wie viel Sie dann auch erhoffen wieder dadurch einzunehmen oder eben einzusparen durch Effizienzsteigerungsmaßnahmen und so weiter. Und das ist natürlich extrem wichtig für ein Unternehmen, damit das auch in mehreren Jahren noch fortbesteht, ist ja ganz klar.

Sichtweisen auf die IT-Planung

Jetzt gibt’s da ja auch verschiedene Sichtweisen, verschiedene Perspektiven. Aus der IT ist die Perspektive natürlich eine ganz andere, als wenn Sie jetzt den Finanzer fragen, und es kommt nämlich dann häufig auch. Ja, die IT ist ja viel zu teuer, die Kosten sind viel zu hoch, das müssen wir alles senken. #00:02:58.0#

So, das sind häufig so die Sätze, die man dann hört, wo mir dann CIOs und IT-Manager auch ihr Leid klagen und sagen, ja, das wird ja gar nicht verstanden im Unternehmen und es kommt im Grunde immer nur die Diskussion auf, die Kosten sind zu hoch, zack fertig.

Wenn wir uns heute mal Gedanken darüber machen, an wie vielen Stellen wir auf die Idee angewiesen sind, also jetzt nicht auf die IT-Organisation, sondern IT im allgemeinen, wie wichtig sind die E-Mails, wie wichtig sind die ganzen Systeme, mit denen Sie täglich arbeiten? Das heißt, wir sind alle darauf angewiesen, dass das richtig sauber funktioniert und stabil läuft.

Die Kostenbrille auf die IT

Jetzt ist natürlich so eine pauschale Aussage, die Kosten sind zu hoch, immer ein bisschen schwierig. Deswegen stelle ich mir die Frage, welche Kosten sind denn zu hoch? Die Betriebskosten, die Projektkosten, sonstige IT-Kosten?

Und häufig werden dann immer diese Vorjahresvergleiche angestellt und gesagt, letztes Jahr haben wir so und so viel hunderttausend oder Millionen Euro für IT ausgegeben, nächstes Jahr bitte 10 Prozent weniger. Dann sind Sie natürlich in so einer Spirale drin. #00:03:59.0#

Also wenn das immer nur über die Diskussion geht, bitte Kostenblock IT nächstes Jahr weniger, haben Sie auch als CIO immer, immer weniger Spielraum. Und da kann ich Ihnen einfach nur die Anregung geben, versuchen Sie diese Diskussion ein bisschen zu differenzieren. Ich gehe da gleich nochmal genauer drauf ein.

Wie erstellen viele Unternehmen Ihre IT-Planung?

Ich sag erstmal so ein bisschen, was ich üblicherweise feststelle in Unternehmen, wie das häufig geplant wird. Die meisten versuchen eben diese IT-Kostenblöcke mit Annahmen in irgendeiner Weise auf die einzelnen Positionen herunterzubrechen und kommen dann mit ihren Annahmen zu gewissen Ergebnissen.

Jetzt stelle ich mir die Frage halt, ich gehe dann nachher mal auf die einzelnen Positionen ein, aber zum Beispiel haben Sie einen Projektportfoliomanagement, was mit Ihrer IT-Strategie verzahnt ist. Wenn ja, ist das schonmal gut, weil dann können Sie die IT Projekte zumindest schon mal sehen, priorisieren und auch mit einem entsprechenden Wert dahinter beplanen. Das passt schon mal ganz gut. #00:04:57.7#

Wenn Sie das gar nicht haben, wenn sie also gar kein Projektportfoliomanagement haben, dann ist es ja total schwer überhaupt zu schätzen, was nächstes Jahr projektseitig auf Sie zukommt, das heißt, Sie müssen ja quasi „ins Blaue“ planen.

Wie viele Projekte mögen da kommen vom Fachbereich? Manchmal weiß man das auch nicht so genau. Manchmal fragen die Firmen das auch nur ab, wenn es gerade um die Budgetrunde geht und dann sagt natürlich jeder Fachbereich mal irgendwie so grob seine Projekte, aber das ist weit entfernt von einer validen Planung.

Jetzt die nächste Frage. Sie haben ein Projektportfoliomanagement, nehmen wir das mal an und jetzt kommt die Überraschung, das ist ja nicht in Stein gemeißelt. Das heißt, wenn Sie das Projektportfoliomanagement richtig betreiben, dann ist das ja nicht so ein fixes Portfolio für 1 Jahr oder für 2 Jahre, sondern Sie haben ja eben genau diesen Prozess, die Projekte regelmäßig zu bewerten und auch wieder neu zu priorisieren. Jetzt kann also passieren, das kommt irgendwie 2, 3 Monate nachdem Sie schön Ihre Planung abgeschlossen haben, kommen neue Projekte dazu, die Prioritäten ändern sich und im Grunde haben Sie dann ihr ganzes Planungsbudget schon über den Haufen geschmissen, bevor Sie überhaupt weit ins Jahr reingestartet sind. #00:06:03.0#

Das heißt, diese Unwägbarkeiten mit einzelnen Projektplanungen, die sie da machen, das ist ja teilweise wirklich ich sag mal „Best Guess“, und diese Unwägbarkeiten sind wirklich ganz, ganz schwer einzuschätzen. Es können neue Projekte im Fachbereich notwendig werden, es können regulatorische Anforderungen sein, der Markt kann sich ändern und so weiter. Das heißt die diversesten Gründe sind möglich und insofern ist das ganz, ganz wichtig aus meiner Sicht.

Vorneweg nochmal die Frage, ich habe das eben eingangs gesagt, für den Finanzer oder häufig auch für die Geschäftsführung ist das ganz, ganz wichtig, Hauptsache die IT-Kosten werden weiter gesenkt. Ich habe ja schon gesagt, ich würde das differenzierter betrachten, und aus meiner Sicht soll man dabei betrachten, welche Blöcke, auf diese Blöcke gehe ich gleich auch noch mal detaillierter ein, kann ich ohne Qualitätsverluste senken und kann ich auch eine Effizienzsteigerung zum Beispiel erreichen? #00:06:57.8# Oder an welchen Stellen sehen Sie als CIO und IT-Manager Potenziale für die Zukunft, wo sehen Sie Investitionsbedarf, dass Sie einfach sagen, da müssen wir jetzt mal was tun, sonst geht das gar nicht mehr.

Was ich häufig sehe in den Firmen ist, gerade die IT-Architektur wird häufig „kaputt gespart“, sage ich mal in Anführungsstrichen. Weil das sieht ja keiner, was Sie für Server im Hintergrund haben, ob die jetzt das neueste Modell sind, ob da die neueste Software drauf ist, das ist ja so, wenn Sie sich das vorstellen, wie so ein Eisberg, dann sieht ja der Anwender nur die obere Spitze und alles unterm Wasser, das sieht ja keiner, das sieht ja nur die IT.

Ich merke häufig auch, dass es in der Kommunikation schwierig ist transparent zu machen, was da unter der Wasseroberfläche alles notwendig ist, damit das ganze Rädchen überhaupt ineinander greift, hier alle Rädchen, die da in der Architektur zueinander kommen, dass die auch nächstes Jahr noch laufen und übernächstes Jahr und was das für Implikationen hat, wenn man jetzt so ein System mal nicht updatet oder wenn man jetzt mal keinen neuen Server kauft, vorausgesetzt Sie haben jetzt Ihr eigenes Rechenzentrum. #00:07:59.9#

Wenn Sie das zum Beispiel über Cloud-Dienste beziehen, ist das das Gleiche, dann ist das nicht unbedingt immer gut den günstigsten Cloud-Anbieter zu nehmen. Also da gibt’s auch wieder, kann man eigentlich durch die Bank weg, egal wie Ihre Situation ist, anwenden.

Kostenpositionen im IT-Budget bzw. der IT-Planung

So, jetzt komme ich auf die lange beschriebenen Kostenpositionen im IT-Budget zurück. Aus meiner Sicht ist es total wichtig, dass Sie Ihr IT-Budget realistisch planen, also nicht irgendwelche Luftschlösser und Wolkenkuckucksheime, wo Sie eigentlich beim Planen schon ganz genau wissen, ha, ja nee, also da bräuchte ich quasi einen Lottogewinn, dass das eintritt.

Also jetzt mal überlegen, was kann man eigentlich realistischerweise planen und wie gesagt, wo sind Sparmaßnahmen, wo sind in Investitionsmaßnahmen angesetzt? Auch da ein wichtiger Hinweis, um Effizienzsteigerungen umzusetzen, also wenn Sie jetzt sagen, in der Architektur müssen wir mal was tun, damit das schneller läuft und andersrum, Sie wollen Geschäftsprozesse im Unternehmen optimieren oder zum Beispiel auch gewisse Tätigkeiten automatisieren, das ist ganz klar, da ist am Anfang immer eine einmal Investitionen nötig. #00:09:07.3#

Da kann man jetzt auch schauen, okay, wie hoch ist man bereit diese Einmalinvestitionen noch in Kauf zu nehmen und wieviel spart man damit unterm Strich langfristig halt, wann rechnet sich das Ganze wieder.

Und aus meiner Sicht haben Sie mehrere Blöcke in der IT.

Betriebskosten & Wartungskosten

Die Betriebskosten sind klassischerweise Hardware, die Sie entweder mieten oder die Sie irgendwo stehen haben bei sich, Software-Lizenzen, Strom, Rechner, alles, was an Betriebskosten für IT anfällt.

Dann haben Sie auch die Wartungskosten, wenn Sie das noch mal extern beziehen vielleicht.

Personalkosten

Personalkosten im Bereich Mitarbeiter der IT

Projektkosten

Projektkosten, da laufen auch häufig die meisten externen Aufwände mit drauf, also alles, was an Dienstleistungen so ist, Projektkosten, die sind extrem variabel. #00:09:57.1#

Welche Kostenpositionen sind gut und welche eher schwierig planbar?

Wenn ich jetzt Betriebskosten sehe, Personalkosten sehe, die kann ich eigentlich relativ gut planen. Da trifft das auch wahrscheinlich mit der Effizienzsteigerung, da kann ich vielleicht auch Kosten einsparen, wenn ich das mal genau rechne mit einem spitzen Bleistift.

Wenn ich jetzt aber Projektkosten sehe, dann kommt das Thema, was ich eben sagte. Haben Sie das Projektportfolio, wissen Sie sicher welche Projekte kommen oder ist das so ein Ratespielchen?

Und dann noch schwieriger zu planen aus meiner Sicht, Innovationen. Wenn Sie jetzt sagen, oh, aber wir möchten da dies und das machen oder möchten da mal Prototypen ausprobieren, in dem und dem Umfeld oder manche Unternehmen experimentieren gerade mit IoT-Themen, Internet of Things, das heißt auch da kann ich natürlich irgendwie viel machen, da kann ich Sensoren steuern und auswerten.

Oder das ganze Thema Big Data und Analytics, bei vielen Unternehmen wird das gerade groß, dass sie sagen, Mensch, wir wollen doch mehr unsere Daten auswerten und mal schauen, was wir da eigentlich wirklich an einem Schatz im Unternehmen auch haben, den wir dann auch wieder transformieren können zu neuen Produkten und neuen Services. #00:11:00.6# Und das ist schwierig vorherzusagen, diese Kategorien Projekt- und Innovationskosten. In den meisten Unternehmen macht das erfahrungsgemäß den viel, viel, viel, viel größeren Anteil des IT-Budget aus als die Betriebs- und Personalkosten.

Möglichkeiten für die Optimierung der IT-Planung mit Hilfe von Budget Pools

Da ist ja dann jetzt die Frage, wie kommt man jetzt aus diesem Dilemma raus?

Das erste ist zum Beispiel schon mal dieses Budget auch nach diesen Kategorien aufzuspalten und aufzuzeigen, okay, wir haben hier die Betriebskosten, wir haben die Personalkosten, die Projektkosten, das wirklich schön so transparent machen.

Und meine Frage ist, haben Sie schon mal über Budget-Pools nachgedacht für die IT? Ich erkläre das einfach mal, wie ich mir das so vorstelle. Wo man einfach sagen kann, wir haben eine Summe X, also eine Gesamtsumme, für die Projekte in diesem Jahr. So, die steht zur Verfügung, die verhandeln Sie im Grunde mit Ihrer Geschäftsführung und sagen, diese Summe haben wir zur Verfügung im ganzen Jahr.

Zusätzlich dazu haben wir Personalkosten, zusätzlich dazu haben wir Betriebskosten und zusätzlich dazu haben wir einen Innovationspool, wo das gleiche passiert wie für die Projekte auch eine Summe X. #00:12:05.6#

Wie gehen Sie dann vor? Sie haben ja Ihr Projektportfoliomanagement, hoffen wir mal, und wenn nicht, dann führen Sie eins ein, und bewerten im Grunde jedes Projekt, was vom Fachbereich zum Beispiel über das Anforderungsmanagement an Sie, an die IT, herangetragen wird.

Wenn Sie also dieses Projektportfoliomanagement implementiert haben, dann kriegen Sie einen Projektantrag, eine Anfrage in irgendeiner Form und da wird gerechnet, was ist das Kosten-Nutzen-Verhältnis dieses Projekts und Sie bauen das in Ihr Portfolio ein und können dadurch im Grunde sagen, jawohl, das wollen wir machen oder vielleicht auch, das müssen wir machen, weil wir es regulatorisch machen müssen oder weil es aus anderen Gründen irgendwie wettbewerbstechnisch notwendig ist. Und Sie sagen, okay, wir bewerten das und wir wollen das machen.

Dann können Sie aus diesem Budget-Pool flexibel diese Werte abrufen, und zwar so lange bis dieser Budget-Pool erschöpft ist. #00:13:00.6#

Aus meiner Sicht ist das viel genauer nachher in der Kostenanalyse als dieses „Ratespielchen“, zu sagen, ach nee, das Projekt kommt und dann kennen wir das alle, das verschiebt sich noch 3 Monate, dann rufen Sie die Kosten doch nicht ab, dann werden die wieder umallokiert auf irgendwelche anderen Projekte oder die hat man noch irgendwo in der Versenkung und dann werden die nochmal irgendwo anders draufgerechnet. So und dann kann man aber eigentlich gar kein Controlling da drüberziehen, Sie können das eigentlich gar nicht steuern. Sie können auch ihre eigene IT ja danach gar nicht steuern.

IT-Portfoliomanagement und IT-Budget und Planung sind verzahnt

Das heißt, wenn Sie diesen Budget-Pool haben, haben Sie den Zeitpunkt X, wo das Projekt tatsächlich anfängt, wo Sie dieses Budget aus dem Budget-Pool auf das Projekt allokiert haben. Und in dem Moment können Sie auch total valide diese Zahlen nachher steuern und immer danach monitoren, ob das auch wirklich eingehalten ist. Sie haben damit den ganz großen Vorteil, aus meiner Sicht, Sie erhalten sich ein gutes Stück weit Flexibilität. #00:13:57.6#

Kurzfristige Marktanforderungen und kritische Anforderungen können durch die IT bedient werden

Sie können also auch noch auf Marktanforderungen reagieren. Häufig kennt man das nämlich, dann bekommt der Fachbereich und sagt, das ist jetzt aber total wichtig, das müssen wir genau jetzt machen, und Sie sagen aus der IT, nee, das habt ihr nicht geplant das Projekt. Was ja auch richtig ist, wo Sie nach diesem starren Schema planen.

Nur, wenn Sie sich da ein bisschen Flexibilität erhalten wollen und eben auch auf diese Märkte reagieren möchten, dann ist das total wichtig, weil ansonsten, wie gesagt, das sieht man häufig, wir haben jetzt Januar, jetzt nehmen wir an, Sie haben die Planung im Oktober gemacht und jetzt kommen im Februar, März kommen irgendwelche Projekte, von denen Sie nichts wussten, da ist die Planung schon über den Haufen geschmissen.

Steuerungsinstrumente sollten effizient und zielgerichtet sein

Und Sie haben ganz, ganz viel Zeit und Energie investiert und das finde ich nämlich schade da dran. Häufig dauern diese Prozesse des Aufstellens der Planung und der Abstimmung so lange und wenn man dann mal sieht, was da nachher mit gesteuert werden kann nach wenigen Monaten, ist das dann schon erschreckend.

Dann würde ich empfehlen, lenken Sie Ihre Zeit und Energie lieber auf wertschöpfende Tätigkeiten, auf Verbesserung der IT als irgendwie ein Steuerungsinstrument zu implementieren, was seinen Zweck gar nicht wahrnehmen kann. #00:15:06.7#

Investieren Sie Ihre Zeit in wirkungsvolle Steuerinstrumente, überlegen Sie, mit welchen Sachen kann ich denn meine IT wirklich steuern, wo sitze ich am Hebel und kann am Rädchen drehen? Konzentrieren Sie sich auf die Punkte, die Sie beeinflussen können.

Nicht auf die Punkte, die Sie nicht beeinflussen können, weil die Anforderungen an Sie herangetragen werden vom Fachbereich. Da müssen Sie auch ein Stück weit zwar agieren, dass Sie das aktiv abfragen und immer im Grunde Bescheid wissen, was da auf sie zukommt, aber Sie können das nicht für ein ganzes Jahr meist im Voraus machen, aus meiner Erfahrung. Vielleicht in ganz, ganz starren Konstrukten geht das oder kann man das einfach so festlegen, aber die Erfahrung ist halt häufig, dass dann rechts und links die Projekte vorbeigeschoben werden und dann passiert das, was ich eben sagte. #00:15:57.4#

Sie haben natürlich alles schön geplant, aber rechts und links ziehen die Leute dann vorbei mit ihren Themen.

Planungssysteme können die IT-Planung effizient unterstützen

So eine IT-Planung mit Budget-Pools, also mit diesen fixen Pools, von denen Sie dann bei Bedarf Budget abrufen, das kann natürlich optimal durch Planungssysteme unterstützt werden, die dann das Planungsmodell, was Sie da zugrunde gelegt haben, unter den neuen Voraussetzungen einfach neu rechnen und Sie dann auch letztendlich wieder eine komplette Planung haben, das heißt, auch dieses Steuerungsinstrument dann auch wirklich nutzen können und Projektcontrolling betreiben können für diese einzelnen Projekte.

Über die Planungssysteme habe ich in der Folge 44 schon mal gesprochen. Da drin geht’s vor allem um den Nutzen von integrierten Unternehmensplanungssystemen für die Unternehmens- und IT-Planung. Wenn Sie da Interesse haben, hören Sie gerne mal in die Folge 44 rein.

Und dann hoffe ich, dass ich Ihnen wieder auch mit dieser Folge ein paar Anregungen geben konnte, vor allen Dingen auch vielleicht ein paar Anregungen, wie Sie diesen pauschalen Kostenreduktionsdiskussionen entgegentreten können und das Ganze auch so ein bisschen differenzierter aufzeigen können, weil das bringt dann meistens, so habe ich das erfahren, auch häufig Verständnis auf der anderen Seite. #00:17:07.8#

Also die Leute, die es mit einer anderen Perspektive einfach sehen als Sie selber, weil die vielleicht Finanzer sind, weil die Geschäftsführer sind, weil die vielleicht irgendwie das Marketingbudget verantworten. Die haben ja eine andere Sichtweise da drauf, Sie sehen das aus der IT-Brille und die anderen sehen das aus ihrer eigenen Brille.

Und wenn man da eben aufzeigt, was so die eigenen Schmerzen sind, wo der Schuh drückt und andersrum, wo denen auch der Schuh drückt, dann kommt man häufig zu viel, viel differenzierteren Aussagen und kann letztendlich da dann auch mit umgehen und das Ganze wirklich dann auch so dediziert planen und abstimmen, dass es auch für alle Seiten tragbar ist.

Bildnachweis: © CC0 Public Domain/ pixabay.com

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